Hạn chế vướng mắc khi chọn lựa và làm việc với công ty luật thuê ngoài

Việc xây dựng một ban thẩm định các công ty luật phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp cho đến thời điểm này vẫn là một công việc khó khăn, tốn nhiều thời gian, tâm trí và luôn kéo dài so với kế hoạch dự kiến. Doanh nghiệp của bạn cần tìm hiểu, vượt qua nhiều vướng mắc để đạt được đồng thuận và quyết định danh sách các công ty luật – đơn vị tư vấn chuyên nghiệp phù hợp với yêu cầu và điều kiện của doanh nghiệp. Phương thức này mang lại hiệu quả rõ rệt nhất cho công việc bộ phận pháp chế doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế sẽ không diễn ra suôn sẻ như vậy khi các bộ phận liên quan không đạt được đồng thuận về danh sách các công ty luật lựa chọn . Quá trình lựa chọn có thể mất rất nhiều thời gian và công sức, trong một số hoặc toàn bộ giai đoạn, nhưng công việc chỉ thật sự đạt kết quả khi các bên đã thống nhất thẩm định và lựa chọn được một danh sách các công ty luật hiệu quả. Tuy nhiên, điểm sáng ở đây là chỉ cần xây dựng quy trình và hệ thống, thì danh sách này có thể có hiệu quả và mang lại kết quả lâu dài về sau.

Trao đổi nội bộ và truyền đạt thông tin

Là một phần của chương trình phối hợp giữa các phòng ban, chắc chắn bạn sẽ phải hợp tác với các bộ phận liên quan để hiểu được mục tiêu và nhu cầu của họ, cũng như giải thích nguyên nhân chính đằng sau kế hoạch này. Trao đổi “lý do” của kế hoạch là chìa khóa để nhận được sự hỗ trợ nội bộ và thuyết phục kế hoạch này có thể đóng góp vai trò phục vụ được các mục tiêu chiến lược của công ty (ví dụ: giảm chi phí, mục tiêu đa dạng, mở rộng phạm vi địa lý).

Một trong những lợi ích của danh sách được lựa chọn này là bạn có thể đàm phán một khung giá phí dịch vụ đặc biệt cùng với những dịch vụ cộng thêm, ngoài yêu cầu của doanh nghiệp, và đây là một lợi thế cạnh tranh của công ty luật thuê ngoài. Càng nhiều đầu công việc mà các công ty luật này có thể cung cấp, thì chất lượng dịch vụ mà công ty này cung cấp được cho doanh nghiệp càng được nâng cao. Nhưng để có thể đạt được những lợi ích đó, luật sư nội bộ của ban thẩm định cần hiểu rõ tính chất và các tiêu chí của các công ty được thẩm định, cũng như quy trình công việc để mọi người có thể làm việc theo cùng một định hướng và mục tiêu.

Một thước đo hiệu quả của danh sách các công ty luật được thẩm định chính là thực tế doanh nghiệp sử dụng dịch vụ từ các công ty luật trong danh sách thẩm định, so với từ các công ty luật ngoài danh sách. Lựa chọn này nhằm mục đích thúc đẩy việc sử dụng dịch vụ từ các công ty luật trong danh sách đã được thẩm định, để đảm bảo chất lượng và hiệu quả dịch vụ pháp lý được cung cấp. Việc luật sư nội bộ của phòng pháp chế lựa chọn sử dụng dịch vụ của công ty luật ngoài danh sách mà không có lý do cụ thể có nguy cơ gây tổn hại đến quyền lợi của doanh nghiệp.

Gợi ý:

Giao tiếp, giao tiếp, giao tiếp! Yếu tố quan trọng nhất là để mọi người hiểu được chức năng của ban thẩm định cũng như những lợi ích mang lại, và theo cách nào danh sách được thẩm định này có thể góp phần đạt được những mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp đề ra. Nếu biết cách tận dụng lợi thế, những cuộc họp, trao đổi 1:1, thảo luận hai chiều để có thể mang lại thông tin về cách thức xây dựng danh sách được thẩm định cũng như những mục tiêu mà bạn đề ra.

Nắm rõ thông tin cũng là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình giao tiếp của bạn. Bạn phải thu thập đầy đủ những thông tin liên quan, chuyên môn, và thành tích của những công ty luật trong danh sách. Những thông tin này nên được trình bày dưới định dạng mà các thành viên có thể dễ dàng đọc, hiểu, phân tích và so sánh để dễ dàng đưa ra kết luận về công ty luật phù hợp nhất cho từng công việc cụ thể. Hiện nay, có rất nhiều công nghệ có thể hỗ trợ cho quá trình lựa chọn, phân tích này. Tuy nhiên, bạn có thể cân nhắc những nền tảng hiện có trong doanh nghiệp trước, hoặc xem xét xây dựng hoặc sử dụng một nền tảng mới nếu doanh nghiệp chưa trang bị những công cụ này. Thông tin được trình bày càng dễ hiểu thì khả năng luật sư nội bộ của phòng pháp chế sử dụng danh sách được thẩm định này càng cao, và giúp hạn chế tối đa khả năng sử dụng công ty luật ngoài danh sách, dẫn đến bất lợi về khung giá dịch vụ đặc biệt cũng như những lợi ích khác  so với các công ty luật trong danh sách đã thẩm định. 

Ra mắt hội đồng thẩm định các công ty luật thuê ngoài

Sau khi đã chọn lựa, hoàn tất các công ty luật thuộc danh sách sẽ được thẩm định, điều quan trọng tiếp theo, bạn cần phải tổ chức họp và trao đổ với các công ty luật  về cách thức hội đồng thẩm định sẽ làm việc. Đây cũng là giai đoạn bạn có thể xem xét các dịch vụ cung cấp thêm bên cạnh yêu cầu dịch vụ, xuất hóa đơn và quy trình hoạt động của hội đồng thẩm định . Cân nhắc mời các công ty luật tham gia trong cùng một cuộc họp và bắt đầu một cuộc thảo luận hai chiều – thẳng thắn về mục tiêu cũng như những điều mà hội đồng mong muốn ngay từ khi bắt đầu.

Gợi ý:

Đặt ra các nguyên tắc rõ ràng về những gì bạn mong đợi từ các công ty luật thông qua hướng dẫn cụ thể. Cuộc họp mở đầu này là một cơ hội để bạn làm rõ quy trình xuất hóa đơn, tính phí dịch vụ, nguồn nhân lực, ngân sách, AFAs, truy cập vào thông tin, cũng như những giá trị gia tăng, v.v. Bạn cũng cần xác định chính xác cách thức quản lý của doanh nghiệp đối với các công ty luật thuê ngoài. Ví dụ: Nếu yêu cầu thông tin từ các công ty luật thuê ngoài, bạn cần có kế hoạch cụ thể về cách thức sử dụng thông tin cho mục đích quản lý và báo cáo.Việc trao đổi những vấn đề này ngay trong buổi gặp gỡ, thảo luận đầu tiên sẽ giúp xác định cách thức, phương thức làm việc góp phần tạo mối quan hệ hợp tác tốt  đẹp sau này giữa doanh nghiệp và các công ty luật thuê ngoài. Nhiều doanh nghiệp đã tận dụng những buổi họp này để trao đổi về phí dịch vụ, xuất hóa đơn cùng với kế toán để có thể thảo luận hình thức hợp tác hiệu quả. Lợi ích khác của cuộc gặp gỡ là tạo ra cơ hội giúp các công ty luật cùng tham gia có thể thảo luận. Bằng cách này, bạn sẽ xây dựng được các cơ chế trao đổi, hợp tác, phối hợp giữa các công ty luật, và có thể sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp về sau!

Tính hiệu quả của các công ty luật tham gia

Mặc dù hợp tác với các công ty luật trong danh sách được thẩm định có thể mang đến hiệu quả cao, nhưng nếu bạn không thay đổi cách thức hợp tác , thì có rủi ro bạn chỉ đang làm việc cùng cách thức kém hiệu quả như với một số công ty luật. Trong một cuộc khảo sát gần đây của Thomson Reuters, Báo cáo về Tình trạng của Bộ phận Luật Doanh nghiệp năm 2022, các tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng quan hệ hợp tác tốt với doanh nghiệp. Vào năm 2021, họ đã khảo sát các vấn đề liên quan đến khách hàng của các công ty luật và đo lường hiệu quả hoạt động của bộ phận pháp chế nội bộ cũng như hiệu suất làm việc của công ty luật. Trong hơn 1000 trường hợp được xem xét, 90% trường hợp cho kết quả về các cơ hội  phòng pháp chế nội bộ có thể nâng cao hiệu quả, bao gồm giao tiếp, tổ chức, phạm vi công việc, và tính minh bạch liên quan đến mục tiêu và kết quả công việc. Với tư cách là luật sư nội bộ, bạn có thể khó có thời gian để tập trung cải thiện những yếu tố này, nhưng các cơ hội giao tiếp cởi mở với các công ty luật chuyên nghiệp thuê ngoài sẽ tạo ra mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với các công ty luật và nhà cung cấp dịch vụ pháp lý .

Gợi ý:

Một góc độ có thể cải thiện quan hệ hợp tác giữa bộ phận pháp chế nội bộ và công ty luật thuê ngoài đó là phân tích, làm rõ vấn đề và phạm vi công việc. Một số bộ phận pháp lý đang tìm cách cải thiện phần này của quy trình nhằm mục tiêu nhận được giá thầu với mô hình chi phí "dễ đoán" hơn, chẳng hạn như phí cố định.

Chúng ta nhận thấy có một xu hướng ngày càng phổ biến đó là phòng pháp chế nội bộ gửi ra Yêu cầu Báo giá (RFP – Request for Proposal) dựa trên từng công việc cụ thể nhằm có một mức phí “theo giá thị trường” cho từng công việc. Để các công ty luật đề xuất giá thầu "cạnh tranh", thì bảng miêu tả chi tiết dịch vụ là một yếu tố rất quan trọng. Để xác định hiệu quả phạm vi công, bạn nên xem xét các yếu tố:

Sử dụng phương thức yêu cầu báo giá dựa trên từng công việc cụ thể

Khi xác định rõ ràng được khối lượng công việc, RFP có thể là một công cụ hữu hiệu để so sánh công ty luật nào phù hợp nhất với dự án và góp phần thương lượng mức phí dịch vụ tốt nhất. Không giống như các RFP chung chung bao gồm các vấn đề rộng, RFP dựa trên khối lượng công việc cụ thể tập trung vào các phạm vi nhỏ và trực diện hơn. Từ danh sách các công ty luật đã được thẩm định, bạn có thể tập trung chiến lược vào các câu hỏi cụ thể, yếu tố nhân sự của công ty luật, và chuyên môn của công ty luật cho vụ việc cụ thể đó. Sau khi ban thẩm định đã quen thuộc với quy trình xây dựng RFP của từng vụ việc, quy trình này có thể được thực hiện trong thời gian ngắn và cung cấp cho phòng pháp chế nội bộ những thông tin hữu ích để đưa ra quyết định lựa chọn công ty luật thuê ngoài.

Gợi ý:

Điều quan trọng là bạn phải xem xét quan điểm của các công ty luật tham gia nhằm tạo ra một quy trình chung hợp lý và khuyến khích họ nhanh chóng cung cấp các RFP. Bạn cũng cần phải cung cấp danh sách chi tiết các công việc cụ thể để công ty luật có thể phản hồi với một bảng phí dịch vụ cụ thể. Bạn cũng nên đảm bảo một mức độ minh bạch nhất định trong quá trình chọn lựa công ty luật thuê ngoài để họ có cơ hội thực sự để được chọn cung cấp dịch vụ. Tất cả các công ty luật tham gia đấu thầu phải được nhận cùng một hệ thống dữ liệu, thông tin và hiểu rõ tiêu chí lựa chọn. Phản hồi kết quả cho các công ty không được chọn (và thậm chí cả những công ty đã được chọn!) là một cách để bạn nâng cao chất lượng của hồ sơ đấu thầu trong tương lai.

Quy trình làm việc với công ty luật không nằm trong danh sách đã được thẩm định

Vẫn sẽ có một khả năng doanh nghiệp cần phải làm việc với các công ty luật nằm ngoài danh sách đã được thẩm định liên quan đến chuyên môn hoặc phạm vi hoạt động. Nhưng nếu không có một quy trình và quy định để làm việc với các công ty luật thuê ngoài, doanh nghiệp sẽ rất khó để quản lý, cũng như không tận dụng được những lợi ích mà các công ty luật đã được thẩm định mang lại. Khi doanh nghiệp có nhu cầu làm việc với các công ty ngoài danh sách được thẩm định, bạn hãy chắc chắn xây dựng quy trình và các quy định rõ ràng để có thể áp dụng cho tình huống này.

Gợi ý:

Quy trình, nhu cầu làm việc với các công ty ngoài danh sách được thẩm định cần phải được phê duyệt hoặc lưu lại hồ sơ rõ ràng. Khi bạn cân nhắc cấu trúc và hình thức của hội đồng kiểm duyệt, thông tin về chuyên môn cũng như phạm vi hoạt động của các công ty luật có thể rất hữu dụng. Ví dụ: ngoài các công ty luật trong danh sách được thẩm định, bạn có thể cân nhắc xây dựng một danh sách “các công ty luật ưu tiên” bao gồm các công ty không nằm trong danh sách, nhưng có chuyên môn nổi trội tại một lĩnh vực mà doanh nghiệp đang cần. Nếu là công ty luật trong danh sách ưu tiên, bạn cũng có thể đàm phán bảng phí dịch vụ và phí ưu đãi. Bạn cần đảm bảo rằng mức độ làm việc với các công ty không nằm trong danh sách được thẩm định diễn ra theo từng trường hợp cụ thể, chứ không phải liên tục.   

Xem xét sau mỗi vụ việc

Sau mỗi vụ việc, bạn nên dành thời gian thảo luận với các bên liên quan để thể cải thiện quy trình làm việc với các phòng ban cũng như hội đồng thẩm định. Bạn có thể đặt ra những câu hỏi như kết quả mong muốn có đạt được không? Có bị vượt ngân sách không? Mục đích của công việc này là xem xét và nhìn nhận liệu công việc có đạt được như kỳ vọng và yếu tố nào trong quy trình có thể cải thiện liên quan đến quy trình đầu thấu dịch vụ luật sắp tới. Nếu không có những cuộc thảo luận này, có thể bạn sẽ chỉ lặp lại quy trình kém hiệu quả trước đây hoặc không hài lòng với các công ty luật nằm trong danh sách đã được thẩm định.

Gợi ý:

Cần thiết xây dựng một hệ thống bảng câu hỏi (Q&A) hoặc nội dung họp cụ thể. Bạn có thể đề xuất chương trình họp như sau:

• Mục tiêu ban đầu có đạt được hay không? Nếu không, tại sao?
• Chúng ta có thể làm gì tốt hơn hoặc khác biệt hơn để đạt được kết quả như mong đợi trong lần tới?
• Chi phí thực tế có bị vượt ngân sách không? Nếu không, tại sao?
• Chúng ta có thể làm gì để bảo đảm chi phí thực tế nằm trong dự đoán kinh phí?
• Sự trao đổi về công việc (nội bộ và trao đổi với công ty luật thuê ngoài) có rõ ràng và kịp thời không? Nếu không, tại sao?
• Chúng ta có thể làm gì trong lần tới để đảm bảo giao tiếp được rõ ràng và kịp thời? Phân công công việc, chẳng hạn như ai chịu trách nhiệm cho đầu mục công việc nào, có rõ ràng không? Nếu không, tại sao?
• Chúng ta có thể khắc phục gì để đảm bảo phân công nhiệm vụ và trách nhiệm được rõ ràng trong công việc tới?

Đánh giá công ty luật thuê ngoài và phản hồi về hiệu suất làm việc của họ

Ngoài việc thảo luận nội bộ để nhìn nhận kết quả, thêm một điều quan trọng cần phải làm là đánh giá lại hiệu quả của công việc của công ty luật và tổ chức đối thoại mở để nâng cao hiệu suất công việc trong tương lai. Nếu công ty luật không tuân thủ theo thỏa thuận hoặc chất lượng dịch vụ cung cấp không đảm bảo theo yêu cầu, bạn cần phải cập nhật thông tin với hội đồng thẩm định để điều chỉnh danh sách. Tựu chung lại, đây là một sự đầu tư vào các mối quan hệ hợp tác mà bạn muốn thấy được kết quả thành công.

Gợi ý:

Mặc dù ý kiến phản hồi cần được thực hiện cách chuyên nghiệp, bạn cũng nên tạo điều kiện để những cuộc đối thoại này diễn ra cởi mở. Nhữngcuộc đối thoại hai chiều này nhằm trao đổi mối quan hệ giữa hai bên liên quan đến những dịch vụ cụ thể mà công ty luật cung cấp. Bạn có thể tổ chức những cuộc họp gặp mặt trực tiếp và những cuộc đánh giá, phản hồi định kỳ giữa năm.