Dẫn dắt hiệu quả đội ngũ luật sư - Kỹ năng điều hành của Giám đốc Pháp chế Doanh nghiệp

Tác giả: Dentons Global

Một đội ngũ hiệu quả bắt đầu từ từng cá nhân. Mỗi luật sư đã học được gì từ đội ngũ của mình sau những biến động và khủng hoảng vừa qua, điển hình là đại dịch Covid-19?

Đồng thời, mỗi luật sư đã làm tốt hay cần cải thiện, trau dồi thêm những kỹ năng gì?

Khả năng điều hành hiệu quả, đặc biệt là kỹ năng phán đoán sắc bén và sự gắn kết chặt chẽ là yếu tố cốt lõi tạo nên một đội ngũ thành công   

Người lãnh đạo với kinh nghiệm dày dặn cùng khả năng phán đoán sắc bén luôn có khả năng đưa ra các quyết định sáng suốt và tạo dựng niềm tin trong đội ngũ. Tuy nhiên, trong những giai đoạn khó khăn, biến động, thì ngoài khả năng phán đoán sắc bén, người điều hành cần gia tăng giá trị kết nối, xây dựng niềm tin, kịp thời hỗ trợ nhằm gây dựng một đội ngũ thành công.

Ba yếu tố cốt lõi tạo nên giá trị kết nối: Thấu hiểu, Tin cậy và Giao tiếp

a. Thấu hiểu là khả năng biết lắng nghe, biết nắm tâm lý và bản chất sự việc trong mọi tình huống. Kỹ năng này đòi hỏi người lãnh đạo luôn gắn kết chặt chẽ, liên tục với mỗi cá nhân và toàn bộ đội ngũ, đặc biệt khi các sáng kiến tiềm ẩn có thể xuất hiện từ bất kỳ ai và trong bất kỳ hoàn cảnh nào. Trong những thời khắc đầy biến động, những thách thức ngày càng lớn trong công việc đã tạo ra rào cản vô hình giữa lãnh đạo và đội ngũ của mình. Do vậy, việc tận dụng công nghệ nhằm gia tăng kết nối trực tuyến, ví như qua nền tảng Zoom, là một trong những giải pháp hiệu quả giúp người lãnh đạo gắn kết nhanh chóng, từ đó có thể nắm bắt chính xác chất lượng công việc và hiệu suất làm việc của đội ngũ, góp phần đưa ra những quyết định sáng suốt mang tính chiến lược.

Một số gợi ý giúp người lãnh đạo củng cố kỹ năng thấu hiểu của mình:

i. Đưa ra một câu hỏi mở, sau đó đi vào các câu hỏi chi tiết để đánh giá chính xác một vấn đề.

ii. Xác định những nhân viên đã làm việc trực tiếp và những nhân viên ít tiếp xúc, chủ động trao đổi, kết nối để gia tăng gắn kết với toàn bộ đội ngũ.

iii. Tập trung giao tiếp: Không để các yếu tố khách quan ngoại cảnh như email, điện thoại ảnh hướng đến quá trình giao tiếp.  

 b. Tin cậy: Đề cao lời hứa và cam kết, nhất quán trong lời nói và hành động. Sự thiếu nhất quán là một trong những rủi ro tiềm ẩn gây xói mòn niềm tin. Do vậy, sự tin tưởng, tính nhất quán và cởi mở của người lãnh đạo là yếu tố tiên quyết tạo dựng niềm tin trong đội ngũ nhân viên. Mỗi hành động, cử chỉ của người lãnh đạo sẽ là tấm gương phản chiếu tạo nên tầm ảnh hưởng lớn đối với đội ngũ của mình.

Một số gợi ý giúp người lãnh đạo xây dựng niềm tin với đội ngũ nhân viên:

i. Trình bày rõ ràng kế hoạch và theo dõi sâu sát tiến trình thực hiện. Xác định rõ mục tiêu chiến lược và kế hoạch hành động cụ thể giúp người lãnh đạo có cơ hội kết nối với đội ngũ và nắm bắt sát sao kết quả công việc.

ii. Thể hiện sự hiện hữu – ngay cả là hiện diện trực tuyến. Năng lực lãnh đạo không chỉ cần thiết ngay khi công việc đang diễn ra suôn sẻ, mà đặc biệt cần thiết khi nảy sinh vấn đề hoặc trong các thời điểm biến động. Hãy xây dựng sự kết nối thường xuyên và đều đặn.

c. Giao tiếp: Yếu tố then chốt của giao tiếp là sự trao đổi hiệu quả mục tiêu chiến lược, ý tưởng kế hoạch công việc. Người lãnh đạo nên khuyến khích mỗi cá nhân trong đội ngũ tham gia trao đổi, đóng góp ý kiến xuyên suốt cả quá trình thực hiện kế hoạch, chứ không chỉ về một vài hành động, giai đoạn cụ thể. Trong những tình huống giao tiếp này, cá nhân không nhất thiết phải đưa ra câu trả lời cho tất cả mọi vấn đề, nhưng cần có sự trao đổi thông tin, tương tác hiệu quả. Chia sẻ những khó khăn, điểm yếu, những khúc mắc trong công việc cũng như khuyến khích đội ngũ của mình thực hiện tương tự là một giải pháp hiệu quả tăng cường giao tiếp.

Một số gợi ý giúp lãnh đạo gia tăng, thúc đẩy giao tiếp hiệu quả trong đội ngũ:

1. Kể một câu chuyện và chia sẻ ý định của bạn - điều này sẽ hấp dẫn người nghe hơn rất nhiều. Câu chuyện sẽ giúp người nghe dễ dàng hiểu và chia sẻ các điểm mấu chốt, quan trọng trong công việc chiến lược và kế hoạch hành động.
2. Trao đổi về chiến lược, kế hoạch công việc, cũng như vai trò cụ thể của từng nhân viên trong tương lai.
3. Sự thẳng thắn của bạn cũng là một yếu tố then chốt trong giao tiếp hiệu quả: Không phải lúc nào người lãnh đạo cũng có câu trả lời cho tất cả mọi vấn đề, cho nên hãy thẳng thắn trong những lúc như vậy. Người lãnh đạo cần có kế hoạch cụ thể trong kế hoạch chiến lược, cũng như các cá nhân sẽ tham gia. Luôn tồn tại những giới hạn hiển nhiên vì chúng ta đều là con người, không phải máy móc, do vậy, giao tiếp hiệu quả sẽ giúp người lãnh đạo tiếp cận đội ngũ của minh nhanh chóng, linh hoạt hơn.

Đội ngũ lãnh đạo cần hành động nhất quán và liên tục nhằm tập trung vào các yếu tố cốt lõi,  xây dựng sự kết nối trong tổ chức. Nền tảng của sự kết nối, xây dựng niềm tin đối với nhân viên cần thời gian và nỗ lực không ngừng. Để đối mặt, vượt qua được những khó khăn, thách thức như trận đại dịch vừa qua đã gây nên sự suy thoái của nền kinh tế, đội ngũ lãnh đạo cần xây dựng được niềm tin cũng như phương thức, chiến lược lãnh đạo hoàn toàn mới.

Thế giới luôn vận động không ngừng, vì vậy chiến lược và cách thức lãnh đạo đội ngũ cũng cần thay đổi nhằm thích ứng với những biến động ấy. Người lãnh đạo cần hiểu rõ những thách thức cũng như cơ hội; cần kiên định và cởi mở xây dựng những ý tưởng mới, đồng thời tạo dựng niềm tin về cách thức điều hành; thường xuyên chia sẻ chiến lược và kế hoạch. Người lãnh đạo có thể tạm dừng để nhìn nhận và xem xét lại chiến lược quản lý, tiếp cận vấn đề, từ đó xem xét, cải thiện năng lực, cách thức điều hành, đặc biệt là trong những giai đoạn nhiều sự biến động về hoạt động kinh tế, chính trị và xã hội.