Đo lường hiệu suất làm việc của phòng pháp chế nội bộ - Phương pháp nào hiệu quả?

Tác giả: Theo báo chí nước ngoài

Doanh nghiệp, đặc biệt là các tổ chức và tập đoàn lớn đa ngành nghề thường có định kiến nhất định về phòng pháp chế nội bộ. Các bộ phận thường miêu tả đây là “Phòng Từ Chối” hay là “Phòng Trì Hoãn” bởi tính chất công việc của họ. Bộ phận pháp chế giữ vai trò quan trọng, tiên phong trong việc đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động và thực thi đúng qui định pháp luật. Rất nhiều hoạt động của các phòng, ban khác cần có sự kiểm duyệt của phòng pháp chế, và có những kế hoạch sẽ không nhận được sự đồng thuận từ bộ phận này.

Do vai trò, nhiệm vụ, và tính chất nhạy cảm của công việc, phòng pháp chế nội bộ rất dễ gặp phảị định kiến và đôi lúc phải tiếp nhận những lời nhận xét tiêu cực từ các phòng, ban khác. Như vậy, phòng pháp chế nội bộ rất cần một phương pháp để có thể “bảo vệ” được đội ngũ của mình, cũng như đo lường mức độ hài lòng và chất lượng công việc của đội ngũ luật sư nội bộ.

Một trong những phương thức hữu hiệu đo lường hiệu suất làm việc của phòng pháp chế là thường xuyên thực hiện khảo sát mức độ hài lòng, phản hồi và góp ý của các phòng ban khác trong quá trình làm việc với phòng pháp chế nội bộ.

Vì sao cần phải thực hiện khảo sát chất lượng công việc của phòng pháp chế nội bộ?

Thông thường, thước đo duy nhất đánh giá chất lượng là tỷ lệ hoàn thành công việc và chi phí nằm trong định mức được phân bổ của phòng luật. Tuy nhiên, hai chỉ số này chưa đủ để đưa ra kết luận chính xác về hiệu quả công việc của phòng luật, và chưa đánh giá công bằng được từng luật sư nội bộ.

Ngoài hai tiêu chí về khối lượng công việc, và ngân sách, thì đánh giá từ phòng, ban khác về quy trình làm việc, thái độ, sự hợp tác của phòng pháp chế nội bộ với các phòng ban khác trong doanh nghiệp cũng vô cùng quan trọng.

Đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của phòng luật không chỉ có tác dụng xây dựng hệ thống KPI (Key Performance Indicator) thực tế, áp dụng chế độ khen thưởng phù hợp mà còn có thể giúp đội ngũ luật sư nội bộ nâng cao chất lượng dịch vụ pháp lý, hiệu suất công việc.

Để bảng khảo sát đạt được hiệu quả như kỳ vọng, người thực hiện cần phải xác định được rõ mục tiêu của bảng khảo sát, phương thức, thời gian cần thiết để thực hiện, những dịch vụ nào hoặc yếu tố nào cần để khảo sát, v.v.Cần phải dành thời gian đầu tư, xây dựng nội dung của bảng khảo sát phù hợp với mục tiêu quan trọng.

Những phòng ban hoặc nhân viên nào nên tham gia bảng khảo sát này?

Tùy mỗi doanh nghiệp, sự phân chia công việc, và mức độ làm việc của phòng pháp chế nội bộ với các phòng ban khác, bảng khảo sát sẽ được gửi đến rộng rãi toàn thể công ty hoặc chỉ giới hạn những phòng ban hoặc những nhân viên làm việc trực tiếp với phòng pháp chế nội bộ. Một trường hợp khác, bảng khảo sát chỉ gửi đến những quản lý cấp cao hoặc các trưởng phòng, người đứng đầu từng bộ phận.

Số lượng nhân viên tham gia càng lớn thì độ chính xác của bảng khảo sát sẽ càng cao, từ đó phản ánh kết quả phản hồi chính xác của toàn bộ nhân viên đối với phòng pháp chế. Tuy nhiên, người thực hiện cũng nên cân nhắc thời gian và công sức để hoàn tất khảo sát, tính khả thi để có thể thực hiện bảng khảo sát định kỳ.

Ngoài ra, yếu tố bảo vệ danh tính của người tham gia khảo sát cũng cần phải lưu tâm. Để có thể có được kết quả trung thực và chính xác nhất, cũng như bảo đảm số lượng người tham gia, thì việc bảo mật thông tin người tham gia khảo sát rất quan trọng. Bảng khảo sát sẽ không được ẩn chứa bất kỳ thông tin nào có thể tiết lộ danh tính của người trả lời các câu hỏi. Người tham gia bảng khảo sát hoàn toàn có thể có lựa chọn giữ kín hoặc tiết lộ danh tín.

Dưới đây là một số gợi ý câu hỏi mà phòng pháp chế nội bộ có thể cân nhắc về đối tượng tham gia khảo sát

Ví dụ:

1. Cấp bậc của bạn trong doanh nghiệp

a. Quản lý

b. Nhân viên

2. Tần suất liên hệ và làm việc với phòng pháp chế nội bộ của bạn

a. Mỗi ngày

b. Mỗi tuần

c. Mỗi tháng

d. Mỗi quý

e. Không bao giờ

Bảng khảo sát sự hài lòng của nhân viên công ty đối với phòng pháp lý nên bao gồm những câu hỏi nào ?

Khảo sát sự hài lòng của các phòng ban đối với phòng pháp chế doanh nghiệp

Để có thể khảo sát sự hài lòng của các phòng ban đối với phòng pháp chế doanh nghiệp, các câu hỏi cần phải tập trung vào biểu hiện của phòng pháp chế doanh nghiệp đối với các phòng ban. Các yếu tố như thời gian phản hồi, sự rõ ràng trong giao tiếp, quy trình làm việc với phòng luật nội bộ, các buổi đào tạo về quy định được tổ chức định kỳ cần được tập trung khai thác. Ngoài ra, người tham gia bảng khảo sát có thể xếp hạng phòng luật từ thấp đến cao trong từng dịch vụ hay phạm vi công việc thực hiện.

Ngoài ra, bảng khảo sát không nhất thiết chỉ dừng lại ở việc các phòng ban đánh giá phòng pháp chế nội bộ, mà đây cũng có thể là cơ hội để phòng luật tìm hiểu được nhu cầu của các phòng ban liên quan đến dịch vụ tư vấn luật nội bộ. Để từ đó, phòng luật có kế hoạch củng cố nhân sự, nâng cao chuyên môn, hoặc thậm chí là hợp tác với công ty luật thuê ngoài, nhằm mục đích cuối cùng là đáp ứng tốt nhất nhu cầu của các phòng ban, hỗ trợ cho doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Thông tin của bảng khảo sát có ý nghĩa gì đối với phòng pháp chế doanh nghiệp?

Thông tin bảng khảo sát mang lại rất có giá trị trong việc đánh giá được chất lượng của phòng pháp chế nội bộ, cũng như nhu cầu liên quan đến pháp lý của các phòng ban tại doanh nghiệp. Người thực hiện hãy thật sự nghiêm túc và nghiên cứu kết quả bảng khảo sát. Từ dữ liệu này, giám đốc pháp chế có thể xây dựng một hệ thống đánh giá năng lực, chỉ tiêu, cũng như phân bổ công việc cho đội ngũ luật sư nội bộ một cách hợp lý, hiệu quả và thực tế.

Khi phòng pháp chế đã có một cơ sở dữ liệu chi tiết về những lĩnh vực cần cải thiện, giám đốc pháp chế cần phải có những kế hoạch phù hợp để nâng cao chất lượng công việc đang đảm trách. Những kế hoạch này có thể cân nhắc thảo luận với ban điều hành và quản trị doanh nghiệp. Tham khảo ý kiến phản hồi từ chính đội ngũ luật sư nội bộ, người trực tiếp thực hiện công việc cũng là một phương thức hiệu quả để nâng cao hiệu suất.

Ngoài ra, những cuộc đối thoại hai chiều, thảo luận cởi mở với những phòng ban liên quan cũng là một cách để cải thiện chất lượng công việc phòng luật nội bộ; hoặc điều chỉnh quy trình làm việc giữa các phòng ban với phòng luật nhằm đạt hiệu quả công việc cao nhất có thể.

Thực hiện khảo sát, thường xuyên trao đổi, cải thiện quy trình và nâng cao chuyên môn là những hoạt động cần thực hiện thường xuyên để phòng pháp chế nội bộ không bị cô lập và mang định kiên là “Phòng Từ Chối” hoặc “Phòng Trì Hoãn” của doanh nghiệp.