Góc nhìn khác về rủi ro: mẹo giúp thay đổi vận hành và giảm chi phí

Đội ngũ Luật sư nội bộ trên toàn thế giới đang hoạt động trong bối cảnh thường được diễn đạt không thể nào chính xác là "làm nhiều với thù lao thấp". Khối lượng công việc ngày càng tăng, trong khi nguồn lực tài chính đang giảm dần và thỉnh thoảng, có thể cảm thấy rằng không còn đủ sức để tiếp tục cống hiến. Đồng thời, không có chỗ cho sai sót và ít hoặc không có chênh lệch đối với chất lượng hay dịch vụ.

Những thử thách chung đối với phòng pháp chế nội bộ ngày nay:

Áp lực cắt giảm doanh thu và nhân sự
Khối lượng công việc ngày càng tăng
Kỳ vọng vào việc thúc đẩy công nghệ và đổi mới
Đấu tranh với những định kiến rằng phòng pháp chế là “không cần thiết”
Cần tối đa hóa giá trị và mối quan hệ với cố vấn bên ngoài
Thấu hiểu và cân bằng khối lượng công việc
Giảm tỷ lệ mất kiến thức chuyên môn do nghỉ việc.

Hoạt động pháp lý và cân bằng rủi ro

Hiệu suất hoạt động (đánh giá các đội ngũ pháp lý hoạt động thông qua nhân sự, quy trình, dữ liệu và công nghệ) đã trở nên vô cùng quan trọng khi đội ngũ đang nỗ lực từng ngày nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, cải thiện kết quả kinh doanh và làm tăng giá trị, uy tín của đơn vị này. Tuy nhiên, trong khi có nhiều phương hướng nhằm tối ưu hóa việc cung cấp dịch vụ pháp lý, phải luôn để ý rằng rủi ro tiềm ẩn và ngoài ý muốn có thể xảy ra do bất kỳ thay đổi nào.

Các thách thức mà nhiều phòng pháp chế nội bộ phải đối mặt chính là nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi trong cách vận hành, nhưng chúng có mối liên hệ rất chặt chẽ với nhau, có thể tạo hiệu ứng domino nếu bạn không giải quyết chúng một cách toàn diện. Khi bạn sử dụng một biện pháp để giải quyết một vấn đề cụ thể, nó thường sẽ dẫn đến một vấn đề khác, với những rủi ro phát sinh trong lĩnh vực khác. Ví dụ, bạn được thông báo rằng phòng pháp chế nội bộ cần cắt giảm 25% chi phí. Một phương pháp, mặc dù không phải là một lựa chọn lý tưởng nhưng giảm số lượng nhân sự nội bộ trong chức năng pháp lý trên thực tế thường đáng tiếc xảy ra. Số lượng nhân sự giảm, các nguồn lực còn lại phải gồng mình quá mức, điều này dẫn đến mất nhân sự, từ đó sự thiếu hụt về kiến thức vận hành và tổ chức doanh nghiệp ngày càng tăng. Không chỉ vậy, chính sự thiếu hụt nhân sự còn dẫn đến việc phải thuê đơn vị pháp lý từ các công ty luật, làm gia tăng chi phí phát sinh và làm gia tăng rủi ro về tài chính. Ngoài ra còn có rủi ro sự trì trệ trong kinh doanh và chất lượng dịch vụ thường là kết quả của việc thiếu hụt nguồn lực hỗ trợ trong đội ngũ. Tất cả những rủi ro này gộp lại dẫn đến rủi ro toàn diện về thương hiệu và uy tín của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, sự dự tính vào việc cắt giảm chi phí và hiệu quả vận hành vẫn tồn tại. Vậy bạn sẽ bắt đầu từ đâu?

Theo các cuộc khảo sát gần đây của Thomson Reuters đối với các chuyên viên pháp lý cấp cao trong nội bộ công ty, hai ưu tiên hàng đầu của phòng pháp chế nội bộ là tạo ra hiệu suất trong đội ngũ pháp lý và bảo vệ doanh nghiệp (Thomson Reuters, Tình trạng của Phòng pháp chế nội bộ của doanh nghiệp, 2022)

Trong một cuộc khảo sát gần đây của các tổng giám đốc pháp chế, 70% người thực hiện khảo sát cho biết “hoạt động pháp lý” là ưu tiên chiến lược hàng đầu của họ, tiếp đến là “lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ pháp lý phù hợp (45%) và giảm thiểu chi phí (43%). (Hiệp hội Luật sư nội bộ, Khảo sát giám đốc pháp chế của doanh nghiệp, 2023)

Phát triển lộ trình của bạn

Hiểu tình trạng hiện tại của bản thân

Như bất kỳ dự án chuyển đổi nào, bạn cần bắt đầu bằng việc hiểu rõ tình trạng hiện tại của bản thân, bao gồm năng lực và khả năng. Cách tiếp cận tốt nhất để biết được điều này chính là nói với đội ngũ pháp lý của bạn. Hiểu rõ tình hình từ góc nhìn của họ - những điểm đau và phiền muộn hàng ngày là gì? Họ có đang làm việc một cách tối ưu không? Ai đang thực hiện công việc gì? Bạn có các kỹ năng có thể đảm nhận được khối lượng công việc không?

Mẹo

Lợi ích khác của việc kết nối với đội ngũ của bạn theo cách này là bạn đã bắt đầu hình thành câu chuyện xung quanh sự thay đổi tiềm năng. Mỗi khi bạn đề xuất rằng có thể có sự thay đổi trong cách làm việc của ai đó, sẽ có sự phản kháng ngay lập tức và sợ rằng mọi chuyện sẽ trở nên phức tạp hơn, rằng họ phải học điều gì mới hợn hoặc họ sẽ không còn được coi là có giá trị. Để đạt được kết quả tốt nhất, bạn muốn mọi người cảm thấy họ đang là người định hình sự thay đổi, thay vì chỉ là những người phải chịu đựng sự thay đổi.

Tích hợp chiến lược doanh nghiệp

Việc thay đổi cách vận hành của phòng pháp chế nội bộ nên được thực hiện trong quá trình xây dựng chiến lược kinh doanh tổng thể cho tổ chức của bạn. Việc điều chỉnh mô hình hoạt động của phòng pháp chế nội bộ nhằm đáp ứng đúng nhu cầu hiện tại và dự kiến trong tương lai của doanh nghiệp sẽ đảm bảo bạn đang chuẩn bị để mang lại giá trị cần thiết, đồng thời hiểu rõ và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn.

Với bối cảnh kinh tế hiện tại, điều này quan trọng hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp sẽ tập trung thoái vốn? Doanh nghiệp có đang đa dạng hóa không? Hay gia nhập vào thị trường mới hoặc rút khỏi thị trường? Liệu đội ngũ của bạn có các kỹ năng để hỗ trợ những mục tiêu này không? Những kỹ năng đó có được sử dụng một cách hiệu quả không hay dành quá nhiều thời gian vào các công việc có độ phức tạp hoặc rủi ro thấp? Điều chỉnh lại đội ngũ của bạn và vai trò của pháp lý phù hợp với chiến lược doanh nghiệp là một bài toán quan trọng và đảm bảo rằng bạn vẫn giữ vững tư duy chiến lược, tập trung vào doanh nghiệp và nâng cao giá trị của bản thân.

Mẹo

Mặc dù xây dựng kế hoạch của bộ phận phù hợp với chiến lược kinh doanh là việc rất quan trọng, nhưng việc thường xuyên kết nối giữa các quản lý nội bộ chủ chốt để hiểu rõ các ưu tiên của họ, những ưu tiên đó có thể thay đổi như thế nào theo thời gian và cách pháp lý có thể hỗ trợ các mục tiêu đó. Những điểm tiếp xúc này là quan trọng để hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của khách hàng nội bộ của doanh nghiệp.

Phân loại rủi ro và vấn đề

Trong quá trình bạn đánh giá khoảng cách giữa tình trạng hiện tại của doanh nghiệp và vị trí cần phải đạt được nhằm hỗ trợ chiến lược kinh doanh, điều quan trọng là bạn cũng phải xem xét và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn đối với tổ chức và xem xét liệu bạn có đủ khả năng quản lý hoặc giảm thiểu những rủi ro đó hay không. Bạn cần dành thời gian cùng đội ngũ pháp lý để phân loại ra các rủi ro hiện tại và các rủi ro tiềm ẩn, và đánh giá giá trị của chúng dựa trên xác suất so với tác động. Sổ đăng ký rủi ro của doanh nghiệp là công cụ quan trọng để hỗ trợ trong trường hợp kinh doanh thay đổi bằng cách chứng minh rằng bạn đã suy nghĩ về tương lai và cách mà đội ngũ pháp lý tạo ra động lực cho các thành công, điều này có thể hoàn toàn thay đổi cách nhìn nhận về giá trị của phòng pháp chế nội bộ. Nó cho phép bạn ngăn chặn các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng có thể xảy ra.

Mẹo

Giữ cho sổ đăng ký rủi rõ đơn giản. Việc cập nhật chúng có thể là một thách thức, đặc biệt nếu chúng quá chi tiết. Giữ các chủ đề này ở mức độ tương đối cao, cho phép bạn theo dõi và đánh giá dựa trên khả năng xảy ra so với tác động.

Năm yếu tố chính để cân nhắc trên con đường của bạn

Nhiều khả năng khi xem xét lộ trình hoạt động của mình, bạn có thể đang đánh giá các cách để loại bỏ rào cản trong việc tạo doanh thu cho tổ chức bằng cách sắp xếp ký kết hợp đồng một cách hiệu quả hơn.

Theo World Commerce and Contracting, chi phí kinh doanh cho các hợp đồng quản lý kém chất lượng chiếm trung bình 9% doanh thu mỗi năm, hiển nhiên đây là một khởi đầu không tồi. Tìm kiếm cơ hội để việc ký kết hợp đồng của bạn trở nên hiệu quả hơn, và có thể giúp những người khác trong doanh nghiệp trở nên tự chủ hơn và thậm chí thuê dịch vụ bên ngoài xử lý một số loại hợp đồng nhất định, không nhất thiết có nghĩa là bạn sẽ tăng mức độ rủi ro của mình. Trên thực tế, bằng cách dành thời gian đánh giá một số công cụ này và triển khai chúng thành công, bạn thậm chí có thể giảm thiểu rủi ro tổng thể.Đây là năm yếu tố chính để cân nhắc như một phần trong lộ trình ký kết hợp đồng của bạn.

Mẫu hợp đồng

Bạn có thể đã có một số mẫu hợp đồng được sử dụng tại phòng pháp chế nội bộ của bạn, nhưng việc dành thời gian để xem xét và kết hợp các tiêu chuẩn ngành tốt nhất trong khi kết hợp thương hiệu và giá trị doanh nghiệp, và cuối cùng là hợp lý hóa để giảm số lượng mẫu hợp đồng, là một điều khá hợp lý nhưng rất đáng giá về lợi nhuận.

Những lợi ích

Tiết kiệm thời gian đáng kể so với bắt đầu từ đầu
Những nhân sự mới có thể bắt đầu tiếp cận nhanh chóng và dễ dàng
Cơ hội để tối ưu hóa số lượng hợp đồng bạn sử dụng – quản lý số lượng hợp đồng nhỏ sẽ hiệu quả hơn
Đồng bộ các điều khoản được sử dụng trong hợp đồng
Cơ hội để đạt được sự nhất quán trong các điều khoản bạn sử dụng trong các hợp đồng (ví dụ: chấm dứt hợp đồng, trách nhiệm pháp lý, điều khoản mẫu,v.v…)
Rủi ro: có khả năng giảm thiểu rủi ro đáng kể
Rủi ro từ việc hợp đồng của bạn có lỗ hổng hoặc ở tình trạng kém sẽ giảm đi.
Chỉ những quan điểm được cân nhắc kỹ lưỡng mới được thông qua.
Sự nhất quán về quan điểm trong hợp đồng có nghĩa là việc đánh giá rủi ro của tổng thể hoạt động dễ dàng hơn.

Tài liệu hướng dẫn

Đi đôi với các mẫu hợp đồng, tài liệu hướng dẫn dùng để đưa ra chỉ dẫn và đào tạo các thành viên trong đội ngũ pháp lý của bạn (hoặc dịch vụ thuê ngoài) về các khía cạnh cụ thể trong hợp đồng của bạn, bao gồm quan điểm theo mong muốn của bạn, các quan điểm dự phòng và các giới hạn mà bạn sẽ không làm vượt xa hơn khi không có sự tham gia của cấp trên. Đây là tài liệu quan trọng làm nổi bật mức độ chấp nhận rủi ro của bạn về một vấn đề cụ thể với kiến thức quý giá của bạn đối với việc ký kết hợp đồng trong các lĩnh vực khác nhau. Hãy cân nhắc việc có một tài liệu hướng dẫn cho một số hợp đồng cốt lõi của bạn.

Những lợi ích

Giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều. Không cần phải tốn sức làm ra cái đã tồn tại .
Giúp các thành viên mới trong đội ngũ nhanh chóng hơn, nghĩa là họ có thể làm việc với hiệu suất cao nhất sớm hơn, cần ít thời gian hơn để làm quen.
Tiệp cận nhất quán hơn – giải quyết các vấn đề và rủi ro giống nhau theo cùng một cách.

Rủi ro: có khả năng tác động tích cực

Chỉ những quan điểm được cân nhắc kỹ lưỡng mới được thông qua.
Giống như các mẫu hợp đồng, việc có được sự nhất quán về quan điểm sẽ rất hữu ích để có thể phát hiện và đánh giá rủi ro của tổ chức.

Tự động hóa hợp đồng và tài liệu

Mặc dù chúng tôi biết rằng công nghệ sẽ không bao giờ là giải pháp toàn diện, nhưng việc sử dụng phần mềm để ký các hợp đồng tiêu chuẩn và cho phép tạo ra bản thảo ban đầu thông qua tập hợp các biểu mẫu thông tin được điền trước có thể là một khoản đầu tư xứng đáng cho đội ngũ pháp lý của bạn, giúp doanh nghiệp tự chủ hơn. Tự động hóa hợp đồng đã xuất hiện được một thời gian và có rất nhiều lựa chọn có sẵn. Hợp đồng bảo mật thông tin là loại phổ biến để bắt đầu việc tự động hóa, nhưng bạn cũng có thể áp dụng nó cho các hợp đồng dịch vụ cơ bản và chi tiết, hợp đồng khung, các tài liệu bất động sản khác nhau hoặc các hợp đồng lao động. Điều quan trọng là đảm bảo bạn đang bắt đầu với mẫu hợp đồng chuẩn.

Những lợi ích

Tiết kiệm thời gian soạn thảo hợp đồng ban đầu của Luật sư
Có thể giúp các chuyên gia khác tự phục vụ, tiết kiệm thêm thời gian cho Luật sư
Đảm bảo rằng việc tham khảo chéo và các định nghĩa ở trạng thái tốt.

Mức độ rủi ro: trung tính

Nên giảm thiểu rủi ro bằng cách (như với mẫu hợp đồng) đảm bảo rằng chỉ sử dụng các mẫu hợp đồng đã được phê duyệt
Tuy nhiên, có thể tạo ra rủi ro bằng cách khuyến khích việc sử dụng các hợp đồng không phù hợp cho các tình huống phức tạp hoặc tùy chỉnh hơn. Quan trọng là phải có hướng dẫn rõ ràng về thời điểm nên sử dụng.

Công cụ tự phục vụ

Việc cho phép doanh nghiệp soạn thảo hợp đồng có thể mang lại hiệu quả hoạt động rất lớn vì điều này cuối cùng sẽ giảm thời gian mà Luật sư cần tham gia vào quá trình. Tuy nhiên, hầu hết các phòng pháp chế nội bộ đã hạn chế điều này đối với Hợp đồng bảo mật thông tin, vì về bản chất nó có xu hướng ít rủi ro hơn. Đây là cơ hội tuyệt vời để bạn suy nghĩ thông suốt, trong ngữ cảnh của mực độ chấp nhận rủi ro của mình, về những gì bạn sẽ cho phép doanh nghiệp tiếp cận, miễn là họ có sự hỗ trợ từ các mẫu hợp đồng chuẩn, tài liệu hướng dẫn và việc tự động hóa, miễn là bạn có các nguồn tin rõ ràng nêu bật những hạn chế.

Những lợi ích

Tiết kiệm thời gian đáng kể cho đội ngũ pháp lý
Tăng tốc độ ký kết hợp đồng
Trao quyền cho doanh nghiệp để doanh nghiệp có thể tự chủ hơn.

Mức độ rủi ro: trung tính đến tăng

Rủi ro không phát hiện được vấn đề có thể dẫn đến việc tăng mức độ rủi ro
Rủi ro bị trừ điểm không hợp lý – tuy nhiên, điều này có thể được giảm thiểu bằng cách:
Đánh giá rủi ro các loại hợp đồng có thể được sử dụng
Hướng dẫn rõ ràng về những gì có thể và không thể thay đổi, có thể hỗ trợ bằng các biện pháp kỹ thuật
Hỗ trợ pháp lý được cung cấp nếu vấn đề vượt quá hướng dẫn.

Trí tuệ nhân tạo

Tin tốt là rô bốt khó có thể tiếp quản công việc của bạn – ít nhất là trong thời điểm hiện tại. Tuy nhiên, Trí tuệ nhân tạo đang phát triển nhanh chóng và có thể hữu ích trong việc đẩy nhanh quá trình tạo ra bản thảo đầu tiên, giúp bạn có khởi đầu thuận lợi cũng như tiết kiệm thời gian và chi phí. Điều quan trọng là hiểu rõ ngưỡng rủi ro của bạn, đặc biệt trong ngữ cảnh này, hiểu rằng Trí tuệ nhân tạo có nhiều hạn chế, vì nó không thể tạo ra chất lượng giống như con người - ít nhất là trong thời điểm hiện tại.

Những lợi ích

Có thể đẩy nhanh đáng kể quá trình sản xuất công việc – tiết kiệm thời gian và chi phí
Có thể loại bỏ cảm xúc của con người khi đưa ra quyết định.

Rủi ro: có thể tăng nếu sử dụng sai cách

Trí tuệ nhân tạo chưa phát triển tốt, nên vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro hơn so với sử dụng con người
Rủi ro không được xem xét hoặc bỏ sót
Vẫn cần sự đánh giá của con người
Quá phụ thuộc vào nó sẽ làm tăng rủi ro – chưa thể thay thế được con người.

Kết:

Chúng tôi biết rằng phòng pháp chế nội bộ trên toàn thế giới đang phải đối mặt với thử thách đáng kinh ngạc trong việc “làm nhiều với thù lao thấp”, nhưng với áp lực ngân sách, mong đợi vượt quá kỳ vọng nội bộ và sau cùng phải đổi mới và sử dụng dữ liệu để cung cấp thông tin nhiều hơn, điều này đôi khi có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và khó khăn không biết bắt đầu từ đâu.

Dành thời gian để hiểu đội ngũ đang thực hiện bao nhiêu công việc, điều gì chiếm phần lớn thời gian của họ và liệu có những cách khác nhau để xử lý công việc đó hay không là chìa khóa để hoạt động hiệu quả. Điều này có thể có tác động mạnh mẽ đến tinh thần đồng đội, tiết kiệm chi phí, dịch vụ và chất lượng dịch vụ pháp lý, đồng thời cuối cùng củng cố giá trị và đóng góp của bạn với tư cách là người thuộc phòng pháp chế nội bộ.

Dịch bài:

Hoàng Mai Khanh

Luật sư Cộng sự