KPI - Một yếu tố hiệu quả để tăng năng suất hoạt động của phòng pháp chế nội bộ

Vai trò và trách nhiệm của phòng pháp chế: Bảo vệ pháp lý và hỗ trợ chiến lược trong môi trường kinh doanh đa dạng và phức tạp

Tại các tập đoàn kinh tế đa ngành có điểm chung là mô hình tổ chức quản trị doanh nghiệp thực tế không đồng nhất với cơ cấu tổ chức theo điều lệ doanh nghiệp mà thường phức tạp hơn, có thêm nhiều lớp quản trị, điều hành, được thiết kế nhằm mục đích kiểm soát một cách hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, theo chiến lược đường lối của người chủ sở hữu thực sự.

Mục tiêu chính của phòng luật nội bộ là để đảm bảo cho mọi hoạt động của tập đoàn tuân thủ đúng theo quy định pháp luật, giảm thiểu rủi ro không chỉ về mặt pháp lý mà đôi khi còn là các rủi ro khác liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến kết quả kinh doanh, hình ảnh và danh tiếng của công ty.

Phòng luật, hay tại một số doanh nghiệp còn có tên gọi là ban pháp chế, phòng pháp chế nội bộ có mục tiêu phục vụ hoạt động của tập đoàn, gồm tất cả các công ty, đơn vị thành viên. Bộ phận này đóng một vai trò trọng yếu, kề cận với đội ngũ lãnh đạo cấp cao trong mọi quyết định mang tính chiến lược. Ngoài ra, tại các doanh nghiệp và tập đoàn lớn, phòng ban này luôn được quan tâm, đầu tư nguồn lực đáng kể, tôn trọng ý kiến chuyên môn khi tư vấn, tham mưu trong mọi hoạt động lớn nhỏ của doanh nghiệp.  

Thông thường, tầm quan trọng của phòng luật trong doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào các yếu tố:

- Ý chí, tư tưởng của chủ tịch hoặc chủ sở hữu về mức độ đảm bảo an toàn pháp lý, và khẩu vị rủi ro trong hoạt động. Yếu tố này rất quan trọng vì mỗi một người lãnh đạo sẽ có một tiêu chí và tiêu chuẩn để chấp nhận rủi ro trong hoạt động kinh doanh khác nhau. Pháp chế nội bộ sẽ phải dựa vào tiêu chí này để đưa ra các giải pháp hoạt động pháp lý phù hợp cho doanh nghiệp.

- Bối cảnh khách quan của chính trị- kinh tế -xã hội Việt nam tại từng giai đoạn. Pháp chế nội bộ cần phải xem xét từng giai đoạn thời gian khác nhau, khi Nhà nước thực thi chính sách siết chặt hoặc cởi mở đối với các doanh nghiệp

- Vị thế, năng lực lãnh đạo và tổ chức của giám đốc phòng luật. Vai trò đầu tàu này cũng là yếu tố quan trọng đóng vai trò dẫn dắt, lèo lái hoạt động của cả phòng luật, cũng như chiến lược và kế hoạch pháp lý của doanh nghiệp.

Vai trò và nhiệm vụ của phòng pháp chế nội bộ mang tính bao phủ, và đóng vai trò tiên quyết trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mọi người thường có một nhầm tưởng rằng công việc của phòng pháp chế nội bộ chỉ có soạn thảo hợp đồng và các tài liệu pháp lý. Thật ra, công việc này chỉ là một phần rất nhỏ trong tổng thể công việc và trách nhiệm mà phòng pháp lý nội bộ cần phải đảm nhiệm.

Đối với một số tập đoàn, doanh nghiệp lớn, hoạt động đa ngành, đa lĩnh vực thì bên cạnh đội ngũ luật sư nội bộ hùng hậu, doanh nghiệp vẫn song song sử dụng dịch vụ của các công ty tư vấn luật. Sự hỗ trợ này thường là theo yêu cầu của một số vụ việc, giao dịch đặc thù, và phòng pháp chế nội bộ sẽ chịu trách nhiệm để chọn lựa và thuê dịch vụ tư vấn pháp lý bên ngoài.

Xây dựng và điều chỉnh KPI phòng luật: Một quá trình linh hoạt và tích hợp để tối ưu hiệu suất và đạt mục tiêu chiến lược

Về tính chất, yêu cầu cũng như cách hoạt động, đương nhiên phòng luật sẽ rất khác các phòng ban khác. Tuy nhiên, có một điểm chung giữa phòng luật và các phòng ban ở bộ phận hành chính văn phòng khác là chỉ số đo lường hiệu quả công việc được thiết lập dựa trên mục tiêu chiến lược và kế họach hoạt động của phòng đó, cũng như tiêu chí do người đứng đầu của phòng ban đó đặt ra cho đội ngũ. Thông thường, sau khi công bố mục tiêu chiến lược, kế hoạch và nhiệm vụ của toàn hệ thống, tổ chức sẽ phân bổ và giao chỉ tiêu cho phòng luật dựa trên:

- Nhiệm vụ trọng tâm của phòng pháp chế nội bộ trong năm đó

- Khối lượng công việc cũng như sự liên quan của các phòng ban khác

- Nguồn nhân lực hiện tại của phòng pháp chế. Mục tiêu và kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ luật sư nội bộ

Thông thường, KPI sẽ do giám đốc của phòng luật xây dựng, ban giám đốc sẽ thẩm định tính phù hợp với KPI chung toàn hệ thống và ngân sách được bố trí cho phòng pháp chế. KPI của năm thường có tham chiếu với số lượng vụ việc, tính chất mức độ yêu cầu mà phòng luật thực hiện trong năm trước. Sau khi được hội đồng quản trị phê duyệt, thường là trước ngày 15/1 hàng năm, hệ thống KPI sẽ chính thức được đưa vào áp dụng. Tiêu chuẩn KPI sẽ được xem xét dựa trên tình hình hoạt động thực tế có thể điều chỉnh vào giữa năm tài chính của doanh nghiệp.

Đánh giá KPI trong phòng luật: Kết hợp số lượng, chất lượng và tiến độ để đảm bảo hiệu suất cao

KPI của luật sư nội bộ và nhân viên phòng luật cũng được xác định trên số lượng công việc được hoàn thành và chất lượng cũng như tiến độ do giám đốc phòng pháp chế hoặc cấp trên trực tiếp đánh giá.

Do đó, KPI phòng luật thông thường được đo lường thông qua ba tiêu chí cơ bản:

- Số lượng đầu việc: Như là tư vấn, soạn thảo, thẩm định hồ sơ hoặc tài liệu, vụ việc nội bộ phát sinh từ các phòng ban. Các việc này được phân lớp và gắn mã tương ứng với từng lĩnh vực tư vấn; ví dụ như đầu tư, xây dựng, kinh doanh thương mại, tố tụng hoặc giải quyết tranh chấp, tuân thủ chính sách, v.v. Tại một số doanh nghiệp khác, công việc được phân lớp và gắn mã theo các lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh chính, ví dụ như bất động sản, dịch vụ vui chơi giải trí, kinh doanh khách sạn – khu nghỉ dưỡng; golf, sản xuất, năng lượng, v.v

- Chất lượng dịch vụ: Do nhân sự phòng pháp chế nội bộ cung cấp. Một tiêu chí phổ biến có thể đánh giá chất lượng dịch vụ là dựa vào Thỏa thuận Mức độ Dịch vụ - Service Level Agreement (SLA), cụ thể có thể xây dựng 80% do các phòng ban khác đánh giá, 20% do cấp trên trực tiếp của nhân viên pháp chế thực hiện công việc đánh giá.

- Tiến độ hoàn thành công việc: Tiêu chí này dựa trên khung thời gian mà nhân viên pháp chế nội bộ hoàn thành công việc liên quan đến pháp lý. Đối với những công việc phức tạp, chưa có khung thời gian hoàn thành dự tính thể hiện tại SLA, giám đốc hoặc người có trách nhiệm và thẩm quyền sẽ xác định tiến độ hoàn thành, hoặc trong một số tình huống đặc biệt, SLA sẽ được điều chỉnh cho phù hợp.

Tối ưu hóa hiệu suất: Phân công chính xác và quản lý KPI linh hoạt trong phòng pháp chế

Cũng như các phòng ban thuộc khối bộ phận hành chính văn phòng, phòng luật luôn có một tỷ lệ công việc không chủ động và chưa được dự tính trong kế hoạch ban đầu. Tuy nhiên, để bảo đảm hiệu suất công việc, phòng pháp chế doanh nghiệp nên lên kế hoạch một cách chặt chẽ và giám đốc phòng luật cần phải có kinh nghiệm dự báo và bảo đảm tỷ lệ công việc được lập kế hoạch đúng với 80% khối lượng công việc thực tế.

Để đội ngũ luật sư nội bộ cũng như nhân viên phòng pháp chế có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả hay nói cách khác là đạt KPI thì tiêu chí hàng đầu vẫn phải là điều phối và phân công công việc phải dựa trên chuyên môn, năng lực và sở trường của từng nhân sự. Ngoài ra sự phù hợp và khối lượng công việc mà nhân viên đó đang đảm trách cũng cần phải được cân nhắc. Việc điều phối phân công dựa trên chuyên môn chính, năng lực sở trường của nhân sự, tính phù hợp và khối lượng công việc mà nhân sự đang thực hiện, nhằm đảm bảo sự đáp ứng đến với khách hàng nội bộ tốt nhất.

Một hình thức để quản lý KPI hiệu quả khác là dựa vào biểu phí dịch vụ nội bộ được ban hành. Mỗi công việc mà phòng pháp chế nội bộ cần phải thực hiện cũng sẽ áp dụng phí tư vấn. Đối với các trường hợp đặc thù hoặc thực hiện theo yêu cầu của ban giám đốc tập đoàn, thì sẽ được quản lý bới các tiêu chí bổ sung.

Đối với những nhân sự thường xuyên không đạt KPI hoặc chất lượng công việc không đảm bảo dựa vào đánh giá nội bộ từ các phòng ban khác, giám đốc phòng luật hoặc người quản lý trực tiếp cần phải có kế hoạch kịp thời để đào tạo hoặc kỷ luật hay điều chuyển phú hợp.

Triển khai hệ thống kpi: Cẩn trọng và toàn diện để đánh giá hiệu suất phòng pháp chế

 Hệ thống KPI thật sự rất cần thiết để có thể đánh giá hiệu suất công việc của phòng pháp chế nội bộ. Tuy nhiên, để triển khai hệ thống này, doanh nghiệp cũng như người đứng đầu phòng pháp chế phải thật sự cẩn trọng và lưu ý những điểm sau:

- Luôn có những tình huống, sự việc phát sinh ngoài phạm vi danh mục công việc mà phòng luật xây dựng và cam kết với ban lãnh đạo, các phòng ban của tập đoàn. Khi đánh giá công việc, cần phải lưu tâm đến những công việc phát sinh này.

- Do yêu cầu bảo mật thông tin trong cùng một hệ thống nên vẫn có tỷ lệ lớn các công việc được yêu cầu thực hiện trực tiếp ngoài hệ thống yêu cầu dịch vụ tiêu chuẩn. Ghi nhận công việc cần phải đảm bảo thông tin được ghi nhận toàn diện và đầy đủ nhất.

- Quan sát và thực hiện luân chuyển luật sư nội bộ cũng như nhân viên phòng pháp chế phụ trách các lĩnh vực khác nhau để đa dạng hóa chuyên môn cũng như tránh tinh trạng công việc quá phụ thuộc vào một cá nhân.

- Định lượng hóa khối lượng công việc, đồng thời xác định danh sách ưu tiên của từng công việc, cũng như phòng ban yêu cầu để có thể kịp thời thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất, không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung mà vẫn bảo đảm được KPI.

- Ngoài ra, các hoạt động hành chính và mang tính quy trình khác như báo cáo, quy trình làm việc cũng cần được hệ thống hóa, giảm bớt thời gian làm việc không hiệu quả, tăng hiệu suất công việc.