Luật sư Võ Sỹ Chung từ hãng hàng không Vietjet : “KPI là công cụ làm cho an tâm nhà quản lý hơn là tính hiệu quả thật của nó”

Xây dựng và quản lý các chỉ số đo lường hiệu suất làm việc (KPI) hợp lý cho phòng pháp chế nội bộ, với mục tiêu là cải thiện và nâng cao hiệu suất công việc của đội ngũ luật sư nội bộ luôn là một vấn đề trăn trở không chỉ đối với người đứng đầu phòng pháp chế doanh nghiệp, mà còn đối với ban lãnh đạo của nhiều công ty và tập đoàn.   

Để giúp độc giả có thể hiểu thêm về vai trò của phòng pháp chế nội bộ cũng như phương thức để nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ luật sư nội bộ, hỗ trợ hiệu quả cho doanh nghiệp vượt qua giai đoạn nhiều thử thách, Luật sư Trần Duy Cảnh của công ty luật Dentons Luật Việt đã có buổi trò chuyện với Luật sư Võ Sỹ Chung - Giám đốc Pháp chế của Hãng hàng không Vietjet .

Xin chào luật sư Chung. Đầu tiên, rất cảm ơn luật sư đã dành thời gian cho buổi trò chuyện với The In-house Lawyers’ Insights hôm nay.

Câu hỏi 1:

Luật sư Chung có thể chia sẻ với độc giả của The In-house Lawyers’ Insights về vai trò của phòng pháp chế nội bộ khi doanh nghiệp gặp phải khó khăn trong hoạt động kinh doanh trong thời gian đại dịch? Phòng pháp chế nội bộ dưới sự dẫn dắt của luật sư đã có những chiến lược gì để giúp Vietjet Air vượt qua được giai đoạn đầy biến động và khó khăn đó?

Trước hết tôi xin cảm ơn ban biên tập The In-house Lawyers’ Insights đã dành cho tôi cơ hội chia sẻ về chuyện nghề của một người làm việc trong lĩnh vực luật, đặc biệt là luật sư nội bộ, phạm trù nghề nghiệp mà rất ít được đề cập đến.

Trong đại dịch, cũng như các phòng ban khác, phòng pháp chế làm việc từ nhà nhưng phải xử lý một khối lượng việc khổng lồ, vượt xa lượng công việc thông thường. Có thể khái quát những công việc nổi bật như liên hệ, làm việc, đàm phán với các bên cho thuê, cơ cấu lại khác khoản thanh toán tiền thuê, tư vấn cho hội đồng quản trị, ban giám đốc về các quyết định quản trị công ty; tư vấn và hỗ trợ nhân sự trong việc cơ cấu sắp xếp lại nhân sự, phân công công việc hợp lý vừa đảm bảo duy trì hoạt động của doanh nghiệp và cũng không ảnh hưởng tiêu cực đến cuộc sống của cán bộ nhân viên công ty. Thử thách lớn nhất của phòng luật nội bộ trong thời gian đó là cần phải cân bằng giữa yếu tố kinh tế giúp doanh nghiệp sống còn, nhưng vẫn phải chấp hành các quy định luật pháp hiện hành vào thời điểm đó.

Câu hỏi 2:

Trong thời gian kinh tế ảm đạm như hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với nguy cơ thu nhỏ quy mô hoạt động, tái cơ cấu, thậm chí là giải thể, ngừng hoạt động. Theo ông, phòng pháp chế nội bộ có thể có những đóng góp hay vai trò, nhiệm vụ như thế nào để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đối mặt và vượt qua nhiều khó khăn và thử thách?

Trong hoàn cảnh đó, nói một cách ngắn gọn, phòng pháp chế như một chiếc xương sống của doanh nghiệp, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động chính để tạo ra doanh thu, quyết định sự sống còn của công ty hay tập đoàn.

Trong những giai đoạn thị trường nhiều biến động, doanh nghiệp luôn phải có các dự án, kế hoạch điều chỉnh, thay đổi để có thể bắt kịp được với thị trường. Trong hoàn cảnh như vậy, phòng pháp chế doanh nghiệp có trách nhiệm xây dựng những chiến lược và giải pháp pháp lý để đảm bảo những sự thay đổi của công ty an toàn về pháp lý và giảm thiểu đến mức thấp nhất các rủi ro, thiệt hại cho doanh nghiệp. Có thể miêu tả cụ thể hơn, phạm vi trách nhiệm và công việc của phòng pháp chế nội bộ sẽ bao gồm, sát cánh với hội đồng quản trị và ban giám đốc công ty, phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác trong công ty để tư vấn, xử lý các vấn đề pháp lý phát sinh. Quan trọng không kém là phòng pháp chế doanh nghiệp cũng phải phụ trách làm việc với các bên có liên quan để đàm phán các giải pháp tái cơ cấu các khoản nợ của doanh nghiệp một cách phù hợp.

Câu hỏi 3:

Xây dựng và áp dụng KPI thích hợp là một yếu tố quan trọng để có thể đánh giá hiệu quả hoạt động của phòng pháp chế nội bộ. Luật sư Chung có thể chia sẻ những kinh nghiệm cũng như tiêu chí quan trọng để có thể xây dựng một hệ thống KPI hiệu quả cho phòng pháp chế doanh nghiệp, mà không gây ra những tác dụng ngược đối với hiệu suất làm việc của đội ngũ luật sư nội bộ.

Bộ chỉ số đo lường, đánh giá mức độ hoàn thành KPI là công cụ quan trọng của các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Vietjet cũng áp dụng bộ công cụ đánh giá này cho toàn tập đoàn, và phòng pháp chế nội bộ cũng không là ngoại lệ.

Pháp chế nội bộ là một phòng ban “hậu phương” (back office). Vai trò và trách nhiệm của đơn vị này là tư vấn và thực hiện các công việc liên quan đến pháp lý, sản phẩm đầu ra là kết quả của trí tuệ và tinh thần làm việc đồng đội (teamwork). Các tiêu chuẩn cơ bản của bộ công cụ đo lường KPI, như khối lượng công việc hoàn thành, thời gian đáp ứng công việc, chất lượng hoàn thành công việc và sự hài lòng của ban lãnh đạo và các phòng ban khác trong công ty. Tuy nhiên, qua kinh nghiệm nhiều năm làm quản lý phòng pháp chế cho các công ty và tập đoàn đa quốc gia, tôi cho rằng ngoài các tiêu chuẩn cơ bản, thì quan trọng hơn hết là công tác đào tạo, hướng dẫn, nâng cao trình độ chuyên môn, cũng như khích lệ và duy trì tinh thần làm việc hết mình của đội ngũ luật sư nội bộ. Tinh thần làm việc vì thương hiệu của công ty, uy tín và sự chuyên nghiệp của bản thân cùng với danh dự nghề nghiệp cần phải được quán triệt trong mọi hoạt động thì đội ngũ mới có thể đạt được kết quả công việc cao, thậm chí là vượt xa mong đợi.

Đánh giá mức độ hoàn thành KPI là một công cụ phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay, nhưng theo tôi, đôi khi đây chỉ là công cụ làm cho an tâm nhà quản lý hơn là tính hiệu quả thật của nó. Quản trị con người, quản lý công việc đạt hiệu quả phải bao gồm cả yếu tố hiểu tâm lý đội ngũ của mình, cùng với nhiều yếu tố khác quan trọng hơn là KPI.

Câu hỏi 4:

Tại các công ty luật, KPI phổ biến nhất được xây dựng cho các luật sư là dựa trên số giờ tính phí cho khách hàng (billable hours), nhưng đối với phòng pháp chế nội bộ, công việc chủ yếu đến từ nội bộ. Do sự khác nhau này, luật sư có thể chia sẻ tại Vietjet Air, hệ thống KPI dành cho phòng pháp chế nội bộ được xây dựng thế nào và làm sao để có thể hỗ trợ đội ngũ luật sư nội bộ đạt được KPI đã đặt ra.

Trải qua nhiều năm kinh nghiệm dẫn dắt đội ngũ luật sư nội bộ tại các công ty và tập đoàn lớn, bản thân tôi không đặt nặng lắm về chỉ số đạt KPI vì đơn giản nó mang nặng về mặt hình thức, tính khả thi không cao và khó áp dụng trong thực tế. Là những người trong nghề, chúng ta đều hiểu rất rõ rằng luật sư làm việc bằng kiến thức và kinh nghiệm, và sản phẩm đầu ra là thành quả của công việc lao động bằng trí óc. Do đó, để có thể có một sản phẩm tư vấn pháp lý với chất lượng cao, thì tinh thần làm việc, môi trường làm việc, thái độ làm việc tích cực là những yếu tố cần thiết phải có và quan trọng hơn nhiều so với các chỉ số đo lường kết quả thực hiện công việc mang tính định lượng.

Theo quy định chung của tập đoàn, tất cả phòng ban đều phải xây dựng hệ thống chỉ tiêu, cũng như thường xuyên thực hiện các công việc đánh giá mức độ hoàn thành KPI của nhân viên. Phòng pháp chế cũng phải tuân thủ, nên chúng tôi cũng rất chú trọng xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, thiết lập KPI, bao gồm các chỉ tiêu như khối lượng công việc từng luật sư nội bộ cần phải đảm nhiệm, thời gian hoàn thành và ngân sách vận hành phòng ban. Tuy nhiên, như đã đề cập ở trên, tôi chú trọng hơn trong công tác hướng dẫn, đào tạo, động viên, khích lệ và định hướng để đội ngũ luật sư nội bố có thể nhận thức được tầm quan trọng của công việc, của từng vị trí mà mình đang đảm nhiệm để từ đó tận lực thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất, bảo vệ quyền và lợi ích cao nhất của tập đoàn dưới góc độ luật pháp.

Tôi thấy tự hào vì mình thành công ở cách làm của mình để dẫn dắt đội ngũ luật sư nội bộ hoàn thành xuất sắc vai trò và trọng trách của phòng pháp chế nội bộ tại tập đoàn.

Câu hỏi 5:

Cụ thể đối với Vietjet Air, luật sư nhận định KPI được xây dựng cho phòng pháp chế nội bộ có điểm giống và khác với các phòng ban khác như thế nào?

Ở mức độ sơ bộ, thì hệ thống KPI được xây dựng cho phòng pháp chế nội bộ cũng có những điểm tương đồng với các phòng ban khác, nhưng đại đa số vẫn là những điểm khác nhau rõ rệt. Do đặc thù công việc của phòng luật doanh nghiệp mang tính định tính nhiều hơn là định lượng. Do đó, nếu áp đặt chỉ tiêu, khối lượng, thời gian mà không kèm theo những chỉ tiêu mềm khác thì chắc chắn hệ thống đánh giá KPI chỉ mang tính hình thức, và khả năng phản tác dụng, ảnh hưởng đến chất lượng công việc cũng như tinh thần làm việc của đội ngũ luật sư nội bộ là rất cao.

Câu hỏi 6:

Đội ngũ luật sư nội bộ đóng vai trò then chốt quyết định sự hiệu quả trong công việc của phòng pháp chế nội bộ tại các doanh nghiệp, do đó xây dựng và phát triển một đội ngũ luật sư nội bộ với khả năng nghiệp vụ cao là vô cùng quan trọng. Tại Vietjet Air, luật sư có thể chia sẻ kế hoạch tuyển dụng và nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ luật sư nội bộ như thế nào để đảm bảo hãng hàng không Vietjet luôn có nguồn nhân lực chất lượng cao trong lĩnh vực pháp chế?

Phòng pháp chế nội bộ sẽ có chỉ tiêu tuyển dụng nhân sự đã được tập đoàn phê duyệt trong mỗi năm tài chính. Vietjet là hãng hàng không đa quốc gia, cho nên công việc phòng pháp chế tham gia tư vấn, xử lý sẽ bao gồm làm việc trực tiếp với nhiều đối tác hàng đầu trên thế giới về tàu bay và các dịch vụ liên quan. Do đó, công tác tuyển dụng rất quan trọng để đảm bảo đội ngũ luật sư nội bộ có thể đáp ứng về trình độ chuyên môn, thành thạo ngoại ngữ, kinh nghiệm làm việc trong nước và quốc tế.

Tùy từng cấp độ và vị trí công việc mà chúng tôi lập ra kế hoạch và tiêu chí tuyển dụng khác nhau. Nhìn chung, đối với cấp độ nhân viên (Legal Officer), chúng tôi ưu tiên ứng cử viên là các bạn sinh viên tốt nghiệp loại khá trở lên tại các trường đại học luật trên cả nước; đối với cấp độ trung cấp (Legal Executive) hoặc cao cấp (Senior Legal Executive) chúng tôi ưu tiên các bạn đã có kinh nghiệm nhiều năm làm việc tư vấn pháp lý tại các công ty, tập đoàn đa quốc gia hoặc các tập đoàn lớn trong nước và nếu có kinh nghiệm làm việc dày dặn tại các công ty luật có uy tín sẽ là một lợi thế rất lớn cho ứng viên.

Công tác đào tạo nhân sự nói chung là một trong những ưu tiên hàng đầu của tập đoàn. Hàng năm công ty đều có chính sách tổ chức những khóa đào tạo ngắn hạn cho cán bộ và nhân viên để đảm bảo nhân viên luôn được cập nhật và nâng cao về kiến thức chuyên ngành, kỹ năng làm việc và kỹ năng quản lý công việc, quản trị công ty. Việc đào tạo được thực hiện ở tại công ty, các lớp bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng thông qua Học viện hàng không Vietjet; hoặc chương trình đào tạo với trường đại học trong nước; hoặc những lớp đào tạo do IATA tổ chức tại Singapore hoặc Châu Âu.

Ngoài những chương trình đào tạo của tập đoàn, tại phòng pháp chế nội bộ, nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng làm việc thông qua công việc hằng ngày cũng là một hình thức đào tạo. Chúng tôi tổ chức làm việc theo nhóm và người có kinh nghiệm có nhiệm vụ hướng dẫn, kèm cặp chuyên môn cho các bạn mới ra trường hoặc các bạn có ít kinh nghiệm hơn.  

Câu hỏi 7:

Với sự phát triển nhanh và vượt bậc của trí tuệ nhân tạo (AI), theo luật sư thì làm sao để đội ngũ luật sư nội bộ của phòng pháp chế doanh nghiệp có thể luôn bắt kịp xu hướng, cập nhật những sự thay đổi để không bị bỏ lại phía sau và không bị thay thế bởi AI.

Câu hỏi này theo tôi không phải chỉ dành đội ngũ luật sư nội bộ doanh nghiệp mà là một vấn đề chung của cả ngành luật và các đồng nghiệp hành nghề luật sư tại các công ty luật trong nước và quốc tế đang phải đối mặt, cũng như phải tìm ra giải pháp phù hợp đối với nghề luật trong tương lai.

Thời gian qua với sự ra đời và ứng dụng của “ChatGPT” là một ví dụ điển hình gióng lên hồi chuông cảnh báo và thách thức rất rõ ràng đối với người hành nghề luật. Mặc dù công cụ này, và một số công cụ khác như “Bing AI” của Microsoft, “Bard” của Google, v.v đang làm đảo lộn mọi trật tự, mọi thói quen vốn dĩ đã định hình rất lâu qua nhiều năm của con người, nhưng chắc chắn rằng, cuộc cánh mạng công nghệ sẽ không chỉ dừng ở đó mà trong thời gian tới thế giới sẽ nhanh chóng trình làng những ứng dụng khác ngày càng hoàn hảo và thông minh hơn, và đương nhiên không loại trừ khả năng sẽ thay thế một số vai trò của luật sư trong doanh nghiệp.

Ngày nay, luật sư chúng ta đang đối diện với “Cuộc cách mạng công nghệ số và hành động của luật sư”. Theo tôi, để khỏi bị tụt hậu, bị thay thế thì luật sư cần phải nhanh chóng tiếp cận với công nghệ một cách chủ động và học hỏi, áp dụng một cách thường xuyên, nhanh chóng và kịp thời để ứng dụng các thành quả của cuộc cách mạng công nghệ số một cách thông minh nhất vào công việc hằng ngày. Trí tuệ nhân tạo là sản phẩm của con người và để phục vụ cho các mục đích khác nhau của con người. Do đó, luật sư cần chung sống, học hỏi và nắm bắt xu hướng công nghệ và ứng dụng một cách chủ động nhất có thể, thay vì bài xích, né tránh các công cụ hữu ích này.

Câu hỏi 8:

The In-house Lawyers’ Insights là tập san đầu tiên trên thị trường được xuất bản riêng cho đối tượng độc giả là cộng đồng luật sư nội bộ. Luật sư có những lời khuyên gì dành cho những luật sư đang cũng như có ý định vào làm việc tại phòng pháp doanh nghiệp, mà cụ thể hơn là phòng pháp chế trong ngành hàng không?

Tôi cho rằng đây là chuyên san hay và bổ ích cho cộng đồng luật sư nội bộ để các luật sư đồng nghiệp, những người có kế hoạch lựa chọn cho mình công việc trong ngành luật, cụ thể là pháp chế doanh nghiệp có thể tham khảo thông tin, bổ sung kinh nghiệm vào hành trang hành nghề của mình.

Luật sư nội bộ cũng là luật sư hành nghề như các luật sư trong các công ty luật khác, chỉ khác nhau là luật sư nội bộ chỉ tư vấn và cung cấp dịch vụ pháp lý cho một khách hàng, còn luật sư hành nghề trong các công ty luật thì phục phục vụ cho đa dạng các khách hàng trong nhiều lĩnh vực ngành nghề khách nhau. Do đó, luật sư nội bộ cũng cần đầy đủ kiến thức và kỹ năng hành nghề của một luật sư nói chung.

Thật tình thì bản thân tôi cũng không dám có lời khuyên gì, chỉ là duyên nghề đưa đẩy tôi có duyên với công việc tư vấn pháp lý nội bộ cho doanh nghiệp hàng không tư nhân đầu tiên và lớn nhất tại Việt Nam, là chuyên ngành khá hẹp và cũng không có nhiều luật sư ở Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực này. Tuy nhiên, ở góc độ quản trị và hoạt động chung của một doanh nghiệp thì theo tôi cơ bản là giống nhau ở mọi doanh nghiệp vì nó đều được tổ chức và hoạt động trên một nền tảng pháp lý chung là luật đầu tư, luật doanh nghiệp, luật lao động và các luật liên quan khác.

Đối với các em sinh viên mới ra trường, theo tôi các em nên chọn lựa những công ty luật uy tín, môi trường làm việc chuyên nghiệp để được hướng dẫn học việc và làm việc một cách bài bản trước khi thay đổi môi trường làm việc trở thành luật sư nội bộ cho doanh nghiệp. Trường hợp các em chọn làm công việc của một luật sư nội bộ ngay từ khi mới ra trường thì các em cần phải nghiên cứu trước thật kỹ lưỡng về doanh nghiệp mà mình dự định làm việc, nhất là phòng pháp chế. Trong trường hợp này, các em nên chọn những nơi có phòng pháp chế được tổ chức bài bản và được dẫn dắt bởi những luật sư có kiến thức và nhiều năm kinh nghiệm hành nghề để có cơ hội vừa được làm việc trong môi trường tốt, vừa được học hỏi, hướng dẫn để trở thành luật sư giỏi nghề trong tương lai. Ngược lại, nếu chỉ làm một mình, không có người hướng dẫn hoặc làm cùng với đồng nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm thì các em có thể sẽ rất khó tiến bộ và nhận nhiều thiệt thòi hơn.  

Đối với những luật sư đã có kinh nghiệm hành nghề trong các công ty luật nhưng muốn thay đổi công việc trở thành luật sư tư vấn nội bộ doanh nghiệp thì điều quan trọng cần có là sự nhạy bén, hiểu biết các hoạt động kinh doanh chung của công ty nói chung cùng sự quyết đoán, nhanh nhạy, quyết liệt, và dám chịu trách nhiệm đối với các nội dung tư vấn và công việc xử lý, là những yếu tố và phẩm chất quan trọng của một người luật sư nội bộ.

Bình tĩnh và kiên nhẫn cũng là một tố chất quan trọng cần phải có vì tính chất công việc tư vấn pháp lý nội bộ cho doanh nghiệp luôn phải đối diện với những vấn đề từ vĩ mô đến vi mô, từ hội đồng quản trị, ban giám đốc, đến các phòng ban trong công ty với những chức năng nhiệm vụ khác nhau, những yêu cầu tư vấn khác nhau. Và các phòng ban này không phải lúc nào cũng thống nhất quan điểm của luật sư nội bộ.

Rất cảm ơn luật sư Chung đã chia sẻ những thông tin rất thú vị và hữu ích về vai trò của phòng pháp chế nội bộ trong việc hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng cũng như xây dựng và quản lý chính sách KPI hiệu quả cho phòng luật, đặc biệt trong giai đoạn nền kinh tế có nhiều biến động như hiện nay. 

Một lần nữa, xin cảm ơn luật sư và chúc luật sư được nhiều sức khỏe để tiếp tục dẫn dắt đội ngũ luật sư nội bộ của phòng pháp chế doanh nghiệp tại Vietjet Air.