Luật sư nội bộ và những "gánh nặng" vô hình

"Hầu hết mỗi công ty hiện nay đều thiết lập cho mình một phòng pháp chế hoặc thuê dịch vụ pháp lý thường xuyên để đảm bảo sự vận hành của doanh nghiệp. Do đó, không thể phủ nhận vai trò của Luật sư nội bộ (LSNB) đối với doanh nghiệp bởi những đóng góp của họ trong việc hỗ trợ, tư vấn pháp lý, đảm bảo tuân thủ, quản lý rủi ro, … 

Tuy nhiên, thực tế vẫn còn một số quan điểm không đúng về LSNB. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những “gánh nặng” thật sự mà LSNB đang phải đối mặt và cách mà họ giải quyết vấn đề như thế nào?"

Những hiểu lầm về Luật sư nội bộ

LSNB có vai trò chuyên trách trong việc tư vấn, hỗ trợ và đảm bảo việc tuân thủ pháp luật cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều nhận định không đúng về tầm quan trọng của LSNB, dẫn đến những định kiến về vai trò của LSNB.

Chỉ là bộ phận phụ thuộc của doanh nghiệp

Một trong những hiểu lầm phổ biến là LSNB chỉ là bộ phận phụ thuộc của doanh nghiệp. Khác với bộ phận kinh doanh với vai trò tạo thu nhập, LSNB chỉ thực hiện các công việc theo yêu cầu của doanh nghiệp như soạn thảo hợp đồng, đảm bảo sự tuân thủ trong doanh nghiệp, thực hiện các thủ tục xin cấp phép đối với các lĩnh vực phục vụ cho hoạt động kinh doanh, phát triển doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, thực tế cho thấy, LSNB đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và bền vững. Với sự am hiểu các quy định pháp luật, LSNB tư vấn về quy trình, thủ tục đối với hoạt động kinh doanh, nhờ đó mà doanh nghiệp quyết định chọn lựa các chính sách kinh doanh phù hợp với quy định pháp luật. Ngoài ra, LSNB cũng giúp doanh nghiệp phòng ngừa các rủi ro pháp lý, giảm thiểu thiệt hại trong trường hợp xảy ra tranh chấp. 

Khối lượng công việc ít 

Một số người có thể hiểu lầm rằng khối lượng công việc của LSNB là không đáng kể và môi trường làm việc nhàn hạ. Tuy nhiên, sự hiểu lầm này không phản ánh đúng bản chất của công việc pháp lý trong lĩnh vực doanh nghiệp. Thực tế, LSNB phải đối mặt với áp lực lớn khi nhiều doanh nghiệp kỳ vọng họ xử lý toàn bộ các vấn đề pháp lý của công ty, nhưng lại không cung cấp đủ nguồn lực cho phòng pháp lý cũng không cho phép sử dụng dịch vụ pháp lý bên ngoài để giảm thiểu chi phí. 

LSNB thực hiện toàn bộ các công việc từ đơn giản như định dạng, sao chụp tài liệu, lên lịch cuộc họp cho đến phức tạp như hỗ trợ nghiên cứu, xin giấy phép cho các hoạt động của công ty, xử lý tranh chấp, đơn khởi kiện từ các công ty đối thủ và khách hàng. Các công việc này đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao và kiến thức sâu rộng về tất cả các lĩnh vực pháp lý, bao gồm tư vấn và tố tụng. 

Không chỉ là người xử lý các vấn đề pháp lý, LSNB còn phải đảm bảo tầm nhìn và chiến lược pháp lý, dự đoán được các rủi ro pháp lý trong kinh doanh để đảm bảo hoạt động bền vững của doanh nghiệp. 

Không phát triển nguồn khách hàng và kết nối các mối quan hệ mới

Đây có lẽ là một trong những hiểu lầm không chính xác nhất về LSNB. Thực tế, LSNB không chỉ là một chuyên gia pháp lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng và các đối tác kinh doanh. 

Uy tín và danh tiếng của doanh nghiệp chủ yếu phát sinh từ chất lượng của sản phẩm, dịch vụ khách hàng, chiến lược truyền thông và quảng cáo, cùng các yếu tố khác. Để đạt được những tiêu chuẩn này, doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ pháp luật và chuẩn mực đạo đức trong quá trình kinh doanh, sản xuất, và cung ứng dịch vụ. Với kinh nghiệm và bản lĩnh của mình, LSNB giúp doanh nghiệp tự tin vươn mình phát triển, xây dựng niềm tin và thương hiệu, từ đó phát triển nguồn khách hàng của doanh nghiệp.

Ngoài ra, việc xây dựng mạng lưới quan hệ trong lĩnh vực pháp lý cũng quan trọng không kém nhằm giúp doanh nghiệp tìm kiếm một đơn vị hỗ trợ pháp luật tốt đối với các vấn đề phức tạp và các tranh chấp tiềm ẩn phát sinh của doanh nghiệp.

Những “gánh nặng” thật sự

Để thực sự thấu hiểu những “gánh nặng vô hình” với vai trò LSNB, chúng tôi đã thực hiện 02 cuộc phỏng vấn với các nhân viên pháp lý đang công tác tại bộ phận pháp lý (BPPL) tại Việt Nam.

Chị K - nhân viên pháp lý tại công ty nổi tiếng trong lĩnh vực bán lẻ và công ty công nghệ

Chị K – nhân viên pháp lý – chịu trách nhiệm trong việc soạn thảo hợp đồng; đảm bảo giấy phép cho các hoạt động bán lẻ, kinh doanh, làm việc với người lao động để đảm bảo cách vận hành của công ty tuân thủ quy định của pháp luật. Không chỉ vậy, chị K còn chịu trách nhiệm trong công tác đối ngoại như hỗ trợ công ty trao đổi về công nợ và giải trình các vấn đề của công ty với đối tác và khách hàng.

Trong quá trình thực hiện các công việc của mình, chị K đã chia sẻ những áp lực mà chị đã trải qua:

• Áp lực nội bộ giữa các phòng ban có liên quan trong quá trình làm việc 

Theo chị K, mỗi bộ phận sẽ phụ trách một lĩnh vực khác nhau, do đó bộ phận pháp chế gặp nhiều khó khăn trong việc giải thích và chứng minh mối quan hệ của vấn đề dựa trên quy định pháp luật. Đồng thời, LSNB nỗ lực tránh gây phiền hà cho các bộ phận khác, từng bước cố gắng không làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung của doanh nghiệp.

• Ban quản trị của doanh nghiệp chưa nhìn nhận đúng tầm quan trọng của sự tuân thủ trong việc hoạt động kinh doanh và vận hành công ty.
• Làm việc với cơ quan nhà nước trong quá trình xin cấp phép đối với các hoạt động của doanh nghiệp.

Khi đối mặt với những thách thức trên, chị K sẽ suy xét lại quy trình làm việc và tìm hiểu nguyên nhân để cải thiện tính hiệu quả. Ngoài ra, chị K cho rằng giao tiếp là một phương pháp hữu hiệu để giải quyết các vấn đề còn vướng mắc với các phòng ban và với Ban lãnh đạo, nhờ đó chị K đã đưa ra được các giải pháp rõ ràng, vừa mềm dẻo vừa linh hoạt. 

Chị S – Legal Supervisor tại công ty hoạt động trong lĩnh vực FMCG (ngành hàng tiêu dùng nhanh)

Chị S chịu trách nhiệm pháp lý đối với việc vận hành hệ thống phân quyền, ủy quyền của các công ty thành viên của tập đoàn, đồng thời hỗ trợ tư vấn cho các bộ phận khác về các thị trường xuất khẩu trọng điểm như Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, Đài Loan, ... và các dự án riêng của công ty.

Dựa trên kinh nghiệm hiện tại và các doanh nghiệp trước đây, tồn tại những khó khăn mà LSNB phải vượt qua, bao gồm các vấn đề sau: 

• Giải pháp cân bằng lợi ích kinh doanh và kiểm soát rủi ro pháp lý phát sinh;
• Sự phối hợp hiệu quả giữa BPPL và các bộ phận khác;
• Trách nhiệm pháp lý liên đới trong các tư vấn pháp lý.

Một ví dụ thực tiễn, với việc phụ trách pháp lý liên quan đến mảng xuất khẩu, quá trình kiểm tra sự tuân thủ của sản phẩm tại quốc gia sở tại có thể phát hiện những vi phạm của hàng hóa về cách thể hiện thông tin trên nhãn, nội dung quảng cáo, ... Tuy nhiên đơn đặt hàng có giá trị lớn, yêu cầu giao hàng gấp từ phía nhập khẩu buộc doanh nghiệp phải tìm ra giải pháp để thực hiện đơn hàng. Điều này đặt ra thách thức cho LSNB trong quá trình đánh giá về khả năng vi phạm và đề xuất giải pháp vừa đảm bảo doanh thu và hạn chế tối đa rủi ro cho doanh nghiệp.

Giải pháp được chị S chia sẻ, thường bộ phận pháp chế sẽ tập trung đánh giá rủi ro vi phạm, từ đó phân các nhóm rủi ro từ thấp đến cao. Đối với các nhóm rủi ro cao – khả năng bị xử phạt cao/biện pháp xử lý nặng, LSNB sẽ yêu cầu bộ phận chuyên môn tiến hành khắc phục để triệt tiêu sai phạm đó, hoặc sẽ giảm thiểu rủi ro đến mức thấp nhất có thể. 

Ngoài ra, chị thường yêu cầu ghi nhận và phê duyệt khi tiến hành những vấn đề này tại tờ trình phê duyệt nội bộ. Tờ trình yêu cầu chữ ký của những cá nhân chịu trách nhiệm, xác nhận BPPL đã thông tin/tư vấn về các rủi ro tiềm ẩn và những giải pháp đề xuất. Đây là cách mà các LSNB có thể cân nhắc để ghi nhận tư vấn nội bộ một cách chính thức, bảo vệ LSNB trong các rủi ro phát sinh từ những sai phạm nêu trên. 

Việc trở thành một LSNB vừa dày dặn kinh nghiệm vừa đủ bản lĩnh để vượt qua các thách thức trong nghề không phải là điều dễ dàng. Việc cân bằng rủi ro và lợi ích doanh nghiệp luôn là một bài toán khó đối với chính công ty nói chung và LSNB nói riêng. Chính vì vậy, LSNB luôn phải liên tục nâng cao kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm, là người đồng hành đáng tin cậy đưa doanh nghiệp vượt sóng trong nền kinh tế thị trường ngày càng biến động.