Mười áp lực chính của bộ phận pháp chế nội bộ

Trong phạm vi bài viết này, Andrew Stylianou, Trưởng Bộ phận Tư vấn của chúng tôi tại Dentons Helix sẽ tiến hành phân tích 10 áp lực chính mà đa số các bộ phận pháp chế nội bộ thường phải đối mặt và phương pháp mà Dentons Helix sử dụng để giải quyết chúng. Dentons Helix là một thế hệ tiếp theo của dịch vụ pháp lý, bằng cách kết hợp những phương diện tối ưu nhất giữa dịch vụ quản lý pháp lý và các hoạt động tư nhân.

1. Tiêu tốn thời gian khi công việc kinh doanh thường xuyên “có biến động”

Cản trở khả năng hợp tác chiến lược với doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp tăng trưởng.

Giải pháp: Chúng tôi xây dựng đội ngũ Dentons Helix dựa trên hồ sơ công việc của bạn, từ đó chúng tôi có thể đảm nhận thực hiện việc “kinh doanh thường xuyên” hằng ngày (với nhiều mức độ phức tạp khác nhau), và khách hàng có thể dành nhiều thời gian hơn để hợp tác chiến lược với doanh nghiệp của mình.

2.  Tìm kiếm nguồn ngân sách bổ sung nhằm duy trì sức bền khi phải đối mặt với những sự thay đổi nhân sự bất ngờ nhưng là cần thiết

Việc này có thể gây ảnh hưởng đến khả năng của nhóm trong việc tuân thủ ngân sách và tiềm ẩn nguy cơ gây thêm áp lực lên các thành viên hiện hữu còn lại của nhóm.

Giải pháp: Đội ngũ Dentons Helix của bạn cũng chính là một phần mở rộng của nhóm, thậm chí còn tiến hành các công việc kinh doanh theo cách thức tương tự như bộ phận pháp chế nội bộ, tuy nhiên chúng tôi sẽ quản lý tính liên tục của nhóm này nhằm giúp bạn có được một dịch vụ phù hợp và đáng tin cậy.

3. Khả năng mở rộng của nhóm nhằm đáp ứng các nhu cầu phát sinh trong doanh nghiệp

Việc tuyển dụng và đào tạo nhân sự trong nhóm sẽ tốn nhiều thời gian; tốn kém chi phí trong việc điều chỉnh nguồn lực của nhóm với những nhân sự ký kết hợp đồng ngắn hạn.

Giải pháp: Sẽ luôn có một đội ngũ luật sư tận tâm am hiểu cách làm việc với khách hàng, đồng thời ở Dentons Helix có thể nhanh chóng mở rộng quy mô (hay thu hẹp) để thích ứng với những thay đổi trong hồ sơ năng lực của khách hàng; từ đó giúp họ dễ dàng thích ứng với nhu cầu kinh doanh mà không cần phải trải qua quá trình tìm nguồn lực, đào tạo và quản lý bổ sung nhân sự. Chúng tôi sẽ xử lý tất cả những công việc này cho khách hàng.

4. Đảm bảo doanh nghiệp có kiến thức pháp lý liên quan để giảm thiểu rủi ro

Việc dành thời gian để đào tạo doanh nghiệp về “những lợi ích cần nhanh chóng đạt được” sẽ giúp ích cho việc "kinh doanh thường xuyên" hằng ngày, tuy nhiên có thể làm giảm trị giá các công việc có giá trị cao mà đáng lẽ ra bộ phận pháp lý cần chú ý đến.

Giải pháp: Dentons cung cấp quyền tham dự các buổi đào tạo mang lại lợi ích cho cả bộ phận pháp chế nội bộ và các phòng ban có chức năng tương tự. Chúng tôi đồng thời tận dụng dữ liệu và các thông tin chi tiết của bạn để xác định xem liệu có bất kỳ các chương trình đào tạo chuyên sâu nào cho phép doanh nghiệp sử dụng các dịch vụ pháp lý một cách chắc chắn hơn, chẳng hạn như phương pháp đàm phán các hợp đồng, soạn thảo kế hoạch và cách diễn đạt các chính sách để đảm bảo rằng không có bất kỳ sự hiểu lầm nào.

5. Liên tục cập nhật những thay đổi về pháp luật

Đây là một thách thức trong việc cân đối các nhu cầu kinh doanh cùng với việc đảm bảo các biểu mẫu, tài liệu được cập nhật liên tục theo những thay đổi mới nhất trong việc tuân thủ các quy định và pháp luật. 

Giải pháp: Dentons Helix có được vốn kiến thức phong phú nhờ việc là một phần của một công ty luật toàn cầu. Chúng tôi bảo đảm các tài liệu pháp lý luôn được cập nhật mới nhất, và chủ động cảnh báo khi nhận thấy các vấn đề có khả năng phát sinh, từ đó chúng tôi có thể tiên phong trong việc giảm thiểu bất kỳ rủi ro nào cho doanh nghiệp của bạn.

6. Hợp lý hóa chi phí công nghệ pháp lý, hiểu rõ vấn đề và thời điểm cần triển khai áp dụng  

Việc rà soát thị trường công nghệ pháp lý có thể gây nhầm lẫn và tốn khá nhiều thời gian; thêm vào đó là việc phải thương lượng chi phí với từng nhà cung cấp dịch vụ, điều này có thể nhanh chóng trở thành một hoạt động tốn kém.

Giải pháp: Dentons Helix kết hợp công nghệ vào bên trong dịch vụ mà không cần phải tiêu tốn thêm bất kỳ chi phí nào. Để tăng tính hiệu quả, chúng tôi còn liên tục thực hiện việc rà soát nhằm tìm kiếm các công cụ hàng đầu trên thị trường, trong trường hợp chúng tôi cho rằng các công nghệ này giúp nâng cao chất lượng dịch vụ thì chúng tôi sẽ đồng thời cập nhật thêm một cách miễn phí.

7. Thu thập và phân tích một khối lượng lớn dữ liệu pháp lý của bạn

Việc bảo quản dữ liệu và phân tích chúng nhằm xác định các thông tin chi tiết thực sự có giá trị nhằm thúc đẩy hành động và thay đổi.

Giải pháp: Dữ liệu là điều mà Dentons Helix đặc biệt quan tâm. Chúng tôi tạo lập các nền tảng cùng với bạn ngay từ giai đoạn đầu tiên để có thể thu thập các dữ liệu liên quan, từ đó chúng tôi sẽ phân tích và diễn giải các dữ liệu đó cho bạn, để bạn có thể sở hữu một danh sách các thông tin chi tiết hữu ích và thực hiện việc áp dụng đối với các phòng ban khác nhau để giảm thiểu rủi ro, tăng cường và nâng cao chất lượng dịch vụ.

8. Quản lý khối lượng công việc của các công ty luật đối tác và bộ phận pháp chế nội bộ

Việc này thường được thực hiện nội bộ bởi các luật sư cấp cao và không mang lại nhiều giá trị chiến lược cho công ty.

Giải pháp: Dentons Helix hoạt động bằng cách tiếp nhận các yêu cầu pháp lý hoặc các thắc mắc thông qua Bộ phận tiếp nhận pháp lý (một nền tảng quản lý vụ việc trực tuyến) và phân loại chúng thông qua các luật sư cấp cao. Chúng tôi thường hợp tác với các khách hàng trên tư cách là đầu mối liên lạc với các doanh nghiệp, từ đó chúng tôi có thể phân loại các công việc “kinh doanh thường xuyên” nằm trong phạm vi cần thực hiện cho Dentons Helix hoặc các công ty khác, và gửi công việc mang tính chiến lược đến bộ phận pháp chế của bạn. Mọi yêu cầu có thể được theo dõi trực tiếp thông qua các bảng tổng hợp và công cụ theo dõi cũng như các điểm tương tác thường xuyên được thiết lập xuyên suốt cả tuần để luôn cập nhật cho bạn về tất cả các hoạt động liên quan.

9. Kiểm soát chi phí đối với bộ phận pháp chế nội bộ và chi phí pháp lý bên ngoài của bạn

Việc liên tục xem xét biểu giá dịch vụ pháp lý, điều chỉnh tăng lương và quản lý ngân sách hằng năm là các quy trình quan trọng nhưng thường khá phức tạp, sẽ mất nhiều thời gian hơn so với dự kiến.

Giải pháp: Chúng tôi muốn giảm thiểu sự khó khăn liên quan đến việc lập hóa đơn, do đó Dentons Helix được cung cấp dưới dạng phí hằng năm, thanh toán hàng tháng. Chúng tôi thậm chí còn tích hợp sẵn 15% dự phòng, nhờ đó bạn sẽ không cần phải trả thêm bất kỳ khoản phí nào nếu bạn cần bổ sung nguồn lực trong một khoảng thời gian nhất định. Chúng tôi đồng thời sử dụng Bộ phận tiếp nhận pháp lý để theo dõi các chi phí pháp lý bên ngoài, từ đó mang đến cho bạn chi phí ước tính cũng đồng thời là một nơi để lưu trữ tất cả các thông tin. 

10. Bộ phận pháp chế nội bộ cần được nhìn nhận như một trung tâm chi phí

Sẽ rất khó khăn trong việc chứng minh và thể hiện cụ thể cách bộ phận pháp chế nội bộ đang đóng góp vào sự tăng trưởng kinh doanh cũng như tạo điều kiện cho sự cải tiến.

Giải pháp: Dentons Helix sẽ hỗ trợ việc xác minh giá trị của bộ phận pháp chế nội bộ bằng cách xây dựng các minh chứng về những thành tựu và đóng góp đáng kể đã đạt được nhờ việc bộ phận pháp chế nội bộ tối ưu hóa thời gian thực hiện. Các khách hàng hiện hữu có thể trình bày những minh chứng này cho các lãnh đạo cấp cao, không chỉ để chứng minh chi phí nguồn nhân lực của bộ phận pháp lý nội bộ mà còn tạo ấn tượng về những giá trị vượt xa hơn mong đợi đối một bộ phận pháp lý nội bộ.

Tác giả: 

Nguyễn Vạn Phước 

Luật sư tập sự