Phối hợp hiệu quả giữa phòng pháp chế & các bộ phận: Nền tảng cho hiệu suất kinh doanh & tuân thủ pháp luật

“Làm việc nhóm là khả năng làm việc cùng nhau hướng đến tầm nhìn chung. Là khả năng dẫn dắt những thành tích cá nhân vì các mục tiêu của tổ chức. Đây là nguồn nhiên liệu giúp những người bình thường có thể đạt được những kết quả phi thường" (trích “Vua Thép” Andrew Carnegie, doanh nhân người Mỹ gốc Scotland)

Các doanh nghiệp dù nhỏ hay lớn, đã thành công hay đang phát triển, đều cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban thì mới có thể phát triển một cách bền vững. Đặc biệt, trong một thị trường cạnh tranh với các quy định pháp luật ngày càng phức tạp, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều thách thức về pháp lý. Để đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và đảm bảo hiệu quả của hoạt động kinh doanh, việc kết nối giữa phòng pháp chế và các phòng ban khác ngày càng có vai trò quan trọng, bởi đây không chỉ đơn thuần là việc hòa trộn các chính sách pháp luật vào hoạt động kinh doanh, mà còn là việc tạo ra một sự kết nối sâu sắc, giúp định hình chiến lược và thúc đẩy hiệu suất.

Vì vậy, bài viết sẽ tập trung phân tích về các xung đột cũng như cách thức giải quyết để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa phòng pháp chế và các phòng ban khác trong doanh nghiệp.

Một số xung đột phổ biến

Trên thực tế, việc phối hợp giữa phòng pháp chế và các phòng ban chuyên môn khác thường không dễ dàng, thậm chí thường xuyên xảy ra sự bất đồng, tranh chấp giữa phòng pháp chế và các phòng ban khác.

Sự xung đột này thường xuất phát từ sự khác biệt về chuyên môn nghiệp vụ, mục tiêu của phòng ban hoặc do tư duy tiếp cận vấn đề. Một số ví dụ điển hình về nguyên nhân dẫn đến tranh chấp giữa các phòng ban có thể kể đến như sau:

* Giữa phòng pháp chế và phòng kế toán: Sự khác biệt trong chuyên môn thường dẫn đến tranh chấp giữa hai phòng ban này có thể kể đến là sự khác biệt trong việc áp dụng chuẩn mực kế toán và các quy định pháp luật về thuế, kế toán như là sự khác nhau về thời điểm ghi nhận doanh thu. Chính sự khác biệt này sẽ tạo nên rủi ro doanh nghiệp kê khai sai số thuế phải nộp dẫn đến sẽ bị cơ quan nhà nước xử phạt hành chính.

* Giữa phòng pháp chế với phòng kinh doanh: Tranh chấp giữa phòng pháp chế và phòng kinh doanh thường xảy ra khi phòng kinh doanh muốn triển khai dự án mới để mở rộng thị trường và tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, phòng pháp chế lại cần có thời gian để thực hiện rà soát, đánh giá rủi ro pháp lý, có thể làm chậm quá trình, tiến độ triển khai dự án so với kế hoạch và tiến độ mà phòng kinh doanh đã đề ra.

Tóm lại, các mâu thuẫn nội bộ này thường phát sinh khi những “ưu tiên” của phòng pháp chế trong việc tuân thủ quy định của pháp luật chạm trán với những “định hướng và mục tiêu” của các phòng ban khác trong doanh nghiệp là điều không thể tránh khỏi, từ đó dễ dàng dẫn đến hiện tượng không có “tiếng nói chung” giữa các phòng ban chuyên môn khác nhau trong doanh nghiệp.

Tại sao cần có hợp tác giữa các phòng ban khác với phòng pháp chế?

Việc phối hợp giữa phòng pháp chế và các phòng ban khác là hết sức quan trọng, đây là một yếu tố trọng tâm của một môi trường kinh doanh hiện đại. Các phòng ban trong doanh nghiệp cần phải phối hợp chặt chẽ với phòng pháp chế bởi các lý do sau:

Thứ nhất, phát huy sự hợp tác giữa phòng pháp chế và các phòng ban là cơ sở để đảm bảo việc thực hiện các quy định pháp luật một cách chính xác và hiệu quả. Nhờ sự hiểu biết sâu rộng về các quy định pháp luật, phòng pháp chế có thể giúp các phòng ban khác đưa ra các quyết định đúng đắn, giảm thiểu rủi ro pháp lý cũng như xử lý nhanh chóng các vấn đề pháp lý có thể phát sinh. 

Thứ hai, tăng cường sự phối hợp giữa phòng pháp chế và các phòng ban tạo điều kiện cho việc áp dụng các quy định pháp luật vào thực tế công việc nhằm tối ưu chi phí kinh doanh. Việc đưa ra các giải pháp pháp lý thường xuyên giúp các phòng ban hiểu rõ hơn quy định luật pháp trong hoạt động kinh doanh, giảm các rủi ro phát sinh tranh chấp, kiện tụng của doanh nghiệp, góp phần làm giảm các chi phí cần thiết cho việc tuân thủ pháp luật.

Cuối cùng, đẩy mạnh việc hợp tác chặt chẽ tạo cơ sở cho doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi của pháp luật. Từ đó,xây dựng một môi trường kinh doanh lành mạnh, minh bạch và linh hoạt nhằm phát triển doanh nghiệp bền vững hơn trong tương lai.

Các yếu tố tạo nên một quy trình hiệu quả

Quy trình phối hợp giữa phòng pháp chế và các phòng ban cần phải được xây dựng phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhằm xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn của các bên tham gia. Để việc phối hợp này được hiệu quả, có một số bước quan trọng cần tuân thủ như sau: 

• Đánh giá nhu cầu và mục tiêu: Xác định rõ ràng mục tiêu của việc phối hợp giữa các bộ phận và nhận diện nhu cầu cụ thể trong việc tuân thủ pháp luật liên quan đến các hoạt động kinh doanh.
• Phân công công việc: Công việc cần được phân công cụ thể cho từng phòng ban, việc này cũng giúp xây dựng các quy trình cho từng loại công việc khác nhau một cách hiệu quả. 
• Xây dựng quy trình làm việc: Tạo ra các quy trình chi tiết để thực hiện việc phối hợp, bao gồm việc tạo ra các bản mô tả công việc, luồng thông tin, cách thức báo cáo và theo dõi tiến độ.
• Xây dựng một kênh giao tiếp: Việc xây dựng kênh giao tiếp giúp các phòng ban trong doanh nghiệp có thể phối hợp với nhau nhằm thực hiện các công việc một cách hiệu quả hơn. Có thể  tổ chức các cuộc họp định kỳ hoặc phiên đối thoại giữa các bộ phận của các phòng ban để thảo luận về các vấn đề liên quan đến hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp. 
• Số hóa các quy trình: Trong thời đại kỹ thuật số, việc sử dụng các công cụ công nghệ thông tin trong nội bộ doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Các công cụ như Microsoft 365 for Enterprise, TMetric, Bitrix24,... sẽ giúp tối ưu hóa quy trình giao tiếp và chia sẻ thông tin giữa các phòng ban. 
• Liên tục đánh giá và cải thiện: Phòng pháp chế không chỉ là người đề xuất mà cần phải lắng nghe ý kiến và đề xuất từ các bộ phận khác để đảm bảo rằng mọi chính sách đều phản ánh thực tế và đáp ứng đúng nhu cầu của từng vị trí nhân sự…
• Chia sẻ tri thức và kinh nghiệm: Tạo cơ hội cho việc chia sẻ thông tin và kinh nghiệm giữa các bộ phận để tăng cường sự hiểu biết và hỗ trợ lẫn nhau trong việc tuân thủ pháp luật.

Khi đảm bảo các yếu tố này, quy trình phối hợp giữa phòng pháp chế và các phòng ban khác không chỉ đảm bảo sự tuân thủ pháp luật mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy hiệu suất kinh doanh và giảm rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp, góp một phần quan trọng cho chiến lược kinh doanh và tạo nền tảng cho sự đồng thuận và phát triển bền vững trong thị trường đầy cạnh tranh hiện nay.

Kết luận

Quy trình phối hợp giữa phòng pháp chế và các bộ phận khác không những là yếu tố quan trọng để đảm bảo việc tuân thủ quy định về pháp luật của doanh nghiệp, mà còn tăng cường hiệu suất doanh thu. Để đạt được hiệu quả cao, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình phối hợp một cách rõ ràng, cụ thể, phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp; đồng thời, cần tăng cường giao tiếp, trao đổi thông tin và nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ pháp chế và các phòng ban khác trong doanh nghiệp để có sự phối hợp hiệu quả và tuân thủ pháp luật Việt Nam, từ đó tạo ra sự cạnh tranh và bền vững trên thị trường.