Phòng pháp chế doanh nghiệp và dịch vụ từ công ty luật thuê ngoài – Lựa chọn nào hiệu quả nhất cho doanh nghiệp?

Phòng pháp chế nội bộ là được xem là đầu tàu của doanh nghiệp, có trách nhiệm dẫn dắt doanh nghiệp đi đúng hướng trên con đường pháp lý. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, phòng pháp chế nội bộ vẫn cần đến sự hỗ trợ, tư vấn của các luật sư từ công ty luật. Câu hỏi được đặt ra ở đây cho một số doanh nghiệp là: Chi phí và hiệu sất công sẽ hiệu quả hơn khi sử dụng dịch vụ tư vấn từ công ty luật thuê ngoài hay tăng cường nhân lực cho phòng luật sư nội bộ, và doanh nghiệp cần thu thập những thông tin gì để có thể đưa ra quyết định hiệu quả nhất?

Để nhận định liệu tăng cường phòng pháp chế nội bộ hay sử dụng dịch vụ từ công ty luật thuê ngoài sẽ hiệu quả hơn, phòng pháp chế nội bộ nên xây dựng cho mình một thước đo hiệu suất công việc hiệu quả, nhìn nhận tổng thể các vấn đề pháp lý mà phòng ban phụ trách. Ngoài ra, phòng luật nội bộ cũng cần nắm rõ các đầu mục vụ việc phụ trách, để từ đó đưa ra sự so sánh và quyết định hiệu quả.  

Tổng số vụ việc và vấn đề mà phòng luật cần xử lý mỗi năm

Yếu tố đầu tiên và tiên quyết để phòng pháp chế doanh nghiệp có thể đo lường hiệu suất làm việc đó là tổng số vụ việc và vấn đề mà phòng luật nội bộ đã xử lý hoặc tư vấn mỗi năm.

Công việc phòng pháp chế nội bộ cần phải giải quyết sẽ phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động, định hướng, kế hoạch, cũng như nhu cầu của các phòng ban khác của doanh nghiệp. Tuy nhiên, phòng pháp chế nội bộ cần phải xây dựng cho mình một hệ thống quản lý và ghi nhận số vụ việc đảm nhận trong một năm theo lịch thông thường hay là một năm tài chính, tùy theo khung thời gian mà doanh nghiệp sử dụng, để phân bổ ngân sách.

Sau khi có được số liệu về khối lượng công việc phòng pháp chế cần phải đảm trách, doanh nghiệp có thể cân nhắc giữa chi phí được phân bổ và khối lượng công việc, cũng như tỷ lệ hiệu suất công việc.

Phòng pháp chế nội bộ và dịch vụ từ công ty luật thuê ngoài

Việc doanh nghiệp, đặc biệt là các tập đoàn lớn, kinh doanh đa ngành nghề có phòng pháp chế nội bộ nhưng vẫn sử dụng dịch vụ từ công ty luật thuê ngoài không còn xa lạ trên thị trường. Những vụ việc mang tính đặc thù cao thường sẽ do công ty luật thuê ngoài phụ trách.

Hiện nay, các doanh nghiệp trên toàn cầu đang có xu hướng ngày càng gia tăng số lượng vụ việc do phòng pháp chế nội bộ xử lý, thay vì sử dụng dịch vụ từ công ty luật thuê ngoài, vì nhiều lý do như: phòng pháp chế nội bộ có thể hiểu rõ hơn hoạt động kinh doanh, khó khăn, thử thách, cũng như định hướng phát triển của doanh nghiệp. Ngoài ra, luật sư nội bộ cũng là thành viên của công ty, nên sẽ dễ dàng xây dựng mối quan hệ thân thiết hơn với các phòng ban khác, nhờ đó việc trao đổi công việc, thảo luận hay họp hành sẽ thuận lợi hơn , và thời gian giải quyết công việc sẽ được rút ngắn, dẫn đến hiệu suất công việc được nâng cao.

Nâng cao khả năng giải quyết vụ việc cho phòng pháp chế nội bộ

Phòng luật nội bộ cần phải xác định những vụ việc nào cần phải sử dụng dịch vụ từ công ty luật thuê ngoài, ví dụ như loại hình công việc, phạm vi, đặc thù, v.v. Khi đã xác định được những thông tin này, phòng luật nội bộ cần phải xem xét những công việc cần thực hiện nếu những vụ việc này do phòng pháp chế nội bộ phụ trách?

Thông thường, các vụ việc pháp lý liên quan đến tranh tụng sẽ do công ty luật phụ trách, vì công ty luật có những luật sư đủ tiêu chuẩn và chuyên phụ trách về tố tụng. Luật sư nội bộ sẽ khó mà đáp ứng được những tiêu chí này để có thể đại diện công ty tham gia tố tụng. Tuy nhiên, những công việc như soạn thảo hợp đồng, xem xét tính pháp lý của các giao dịch thương mại, thì phòng pháp chế nội bộ hay công ty luật thuê ngoài nên đảm trách? Lý do đầu tiên những công việc này thường do công ty luật thuê ngoài đảm trách là khối lượng công việc lớn, phức tạp và đòi hỏi nhiều thời gian để hoàn tất, trong khi, phòng pháp chế nội bộ không đủ nguồn nhân lực để đảm nhiệm. Ngoài ra, các công việc thuộc những lĩnh vực đặc thù như luật quảng cáo, bảo vệ dữ liệu cá nhân, v.v. của doanh nghiệp thì thường cũng được công ty luật thuê ngoài thực hiện. Dưới đây là một số gợi ý để phòng pháp lý nội bộ có thể cân nhắc gia tăng số lượng vụ việc phụ trách:

1. Xây dựng hệ thống các biểu mẫu hợp đồng, giao dịch thương mại để giảm thiểu thời gian thực hiện công việc cũng như nâng cao sự chính xác và nhất quán
2. Nâng cao kiến thức, chuyên môn để đội ngũ pháp chế doanh nghiệp có thể đảm nhiệm các vụ việc đặc thù. Một phương thức hiệu quả có thể giúp đội ngũ luật sư nội bộ liên tục nâng cao khả năng chuyên môn là sử dụng dịch vụ đào tạo, nâng cao chuyên môn, và cập nhật các điều khoản, quy định từ công ty luật thuê ngoài
3. Ngoài ra, ứng dụng công nghệ để cải thiện quá trình làm việc cũng là một phương thức hiệu quả để phòng luật nội bộ có thể đảm nhiều nhiều công việc tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp hơn. 

Như vậy, để giảm bớt sự phụ thuộc vào công ty luật thuê ngoài và gia tăng hiệu suất làm việc thì yếu tố tiên quyết là phòng pháp chế nội bộ cần nắm rõ danh sách và tính chất công việc cần phụ trách và đảm nhiệm, để từ đó lên kế hoạch phù hợp, đảm bảo phòng pháp chế doanh nghiệp được trang bị đủ nguồn lực để thực hiện các công việc một cách hiệu quả. Ngoài ra, sử dụng dịch vụ từ công ty luật thuê ngoài luôn là một lựa chọn khả thi giúp phòng pháp chế doanh nghiệp đảm bảo được hiệu suất công việc, hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp.