Vai trò của công đoàn cơ sở & tầm quan trọng của quy định nội bộ trong doanh nghiệp

Vai trò của Công đoàn cơ sở

Khái niệm “công đoàn” được quy định và được biết đến kể từ Bộ luật Lao động đầu tiên của Việt Nam ra đời vào năm 1994; trong suốt một thời gian dài, “công đoàn” được xem là tổ chức duy nhất đại diện để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho người lao động. Khi Bộ luật Lao động 2019 (BLLĐ) ra đời đã thay đổi thuật ngữ trên, trở thành “tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở” nhưng vẫn bao gồm công đoàn cơ sở và bổ sung “tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp”. Cụ thể, Điều 3.3 BLLĐ quy định:

“Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở là tổ chức được thành lập trên cơ sở tự nguyện của người lao động tại một đơn vị sử dụng lao động nhằm mục đích bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của người lao động trong quan hệ lao động thông qua thương lượng tập thể hoặc các hình thức khác theo quy định của pháp luật về lao động. Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở bao gồm công đoàn cơ sở và tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp.”

Khác với một số nền tảng luật pháp phổ biến ở châu Âu và Hoa Kỳ, công đoàn tại Việt Nam không được quyền tham gia vào các quyết định quản lý quan trọng của doanh nghiệp. Thay vào đó, tại Việt Nam, công đoàn thông thường chỉ tham gia giải quyết các vấn đề xung quanh quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và người lao động, trên cơ sở yêu cầu của người lao động là thành viên của công đoàn hoặc của doanh nghiệp (để lấy ý kiến người lao động về một vấn đề theo quy định của pháp luật), hoặc khi có các hành vi trái với Bộ luật Lao động trong doanh nghiệp mà theo yêu cầu của pháp luật, bắt buộc công đoàn phải vào cuộc giải quyết.

Tuy nhiên, pháp luật Việt Nam không bắt buộc các doanh nghiệp Việt Nam phải xin ý kiến công đoàn về các hoạt động kinh doanh thương mại hay bắt buộc công đoàn phải tham gia vào các cuộc họp kinh doanh của doanh nghiệp, chẳng hạn như họp về chiến lược kinh doanh, phân chia lãi lỗ trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chức năng chính của công đoàn là bảo đảm sự hài hòa và ổn định trong quan hệ lao động giữa công ty và người lao động; cụ thể, công đoàn có trách nhiệm tham gia xây dựng và giám sát việc thực hiện thỏa ước lao động tập thể, thang lương, bảng lương, định mức lao động và quy chế trả lương, quy chế trả thưởng, nội quy lao động, quy chế dân chủ cơ sở tại nơi làm việc. Ngoài ra, công đoàn còn có trách nhiệm tổ chức đối thoại và phối hợp với công ty để duy trì được quan hệ lao động dân chủ tại công ty.

Vai trò của văn bản quy định nội bộ trong doanh nghiệp

Nội quy lao động

Điều 118 BLLĐ quy định: “Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản”. Theo đó, doanh nghiệp không là chủ thể duy nhất chịu sự điều chỉnh của Điều này, mà bao gồm bất kỳ chủ thể nào có sử dụng lao động: cơ quan nhà nước, tổ chức nước ngoài, các cơ sở y tế, giáo dục, tổ chức phi chính phủ,... khi sử dụng từ 10 người lao động trở lên đều phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản.

Theo BLLĐ, nội dung của nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định khác của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu: (i) thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; (ii) trật tự tại nơi làm việc; (iii) an toàn lao động, vệ sinh lao động; (iv) phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc; (v) việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; (vi) trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động; (vii) các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động; (viii) trách nhiệm vật chất; (ix) người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Có thể thấy, nội quy lao động là một công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thiết lập những quy củ, chuẩn mực tại nơi làm việc, tạo một hành lang pháp lý chi tiết hơn để điều chỉnh những vấn đề thường nhật trong quan hệ lao động giữa người lao động và doanh nghiệp. Nội quy lao động được khuyến khích soạn thảo theo hướng bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động; vì vậy, khi đăng ký nội quy lao động, cơ quan lao động có thẩm quyền thường yêu cầu các điều khoản liên quan đến chế độ, quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động phải được quy định một cách vô cùng chi tiết.

Điều này nhằm tránh việc người sử dụng lao động lợi dụng những quy định mang phạm vi ý nghĩa rộng và chung chung để gây bất lợi cho người lao động. Ngược lại, nội quy lao động cũng có thể là một cơ sở có giá trị pháp lý cao, có khả năng ràng buộc đối với người lao động, giúp người sử dụng lao động thiết lập trật tự, kỷ luật tại công ty. Đặc biệt, liên quan đến các vấn đề nhạy cảm như chấm dứt hợp đồng lao động, các trường hợp và hình thức xử lý kỷ luật, thuyên chuyển công tác,... đối với người lao động, nội quy lao động sẽ là một cơ sở vững chắc để người sử dụng lao động yêu cầu người lao động phải tuân thủ, điều này giúp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người sử dụng lao động khi người lao động có những hành vi vi phạm quy tắc của doanh nghiệp hoặc vi phạm pháp luật.

Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc

Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động khi sử dụng trên 10 người lao động thì phải ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc và phổ biến công khai đến người lao động. Tại quy chế dân chủ này, người sử dụng lao động có trách nhiệm quy định nghĩa vụ công khai của mình đối với các nội dung sau:

(i) tình hình sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động;

(ii) nội quy lao động, thang lương, bảng lương, định mức lao động, nội quy, quy chế và các văn bản quy định khác của người sử dụng lao động liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của người lao động;

(iii) các thỏa ước lao động tập thể mà người sử dụng lao động tham gia;

(iv) việc trích lập, sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và các quỹ do người lao động đóng góp (nếu có);

(v) việc trích nộp kinh phí công đoàn, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;

(vi) tình hình thực hiện thi đua, khen thưởng, kỷ luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của người lao động.

Ngoài ra, tại quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc, người sử dụng lao động sẽ quy định cơ chế để tổ chức hội nghị người lao động, tổ chức đối thoại tại nơi làm việc, đây là những nền tảng giúp cho doanh nghiệp và người lao động có thể dễ dàng trao đổi, thỏa thuận; từ đó thống nhất để đi đến những mục tiêu chung, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực phải huy động để tiến hành một cuộc họp giữa doanh nghiệp và người lao động so với trước đây. Thực hiện tốt quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc là yếu tố quan trọng để xây dựng một môi trường làm việc thân thiện, dân chủ, đoàn kết; là động lực thúc đẩy người lao động sáng tạo, cống hiến hết mình và gắn bó với doanh nghiệp, góp phần xây dựng mối quan hệ lao động hài hòa, ổn định và tiến bộ tại doanh nghiệp.

Thỏa ước lao động tập thể

Khác với nội quy lao động hay quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc, thỏa ước lao động tập thể không phải là một văn bản bắt buộc đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong soạn thảo, nội dung thỏa ước lao động tập thể không được trái với quy định của pháp luật và được khuyến khích có lợi hơn cho người lao động so với quy định của pháp luật. Theo BLLĐ, một thỏa ước lao động tập thể thông thường sẽ bao gồm các nội dung sau đây: (i) tiền lương, trợ cấp, nâng lương, thưởng, bữa ăn và các chế độ khác; (ii) mức lao động và thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, làm thêm giờ, nghỉ giữa ca; (iii) bảo đảm việc làm đối với người lao động; (iv) bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động; thực hiện nội quy lao động; (v) điều kiện, phương tiện hoạt động của tổ chức đại diện người lao động; mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và tổ chức đại diện người lao động; (vi) cơ chế, phương thức phòng ngừa, giải quyết tranh chấp lao động; (vii) bảo đảm bình đẳng giới, bảo vệ thai sản, nghỉ hằng năm; phòng, chống bạo lực và quấy rối tình dục tại nơi làm việc; (viii) nội dung khác mà một hoặc các bên quan tâm.

Trên thực tế, mục đích chính của việc ký kết thỏa ước lao động tập thể là nhằm ghi nhận các khoản trợ cấp việc làm được áp dụng cho đa số người lao động tại doanh nghiệp. Một ưu điểm lớn của việc ghi nhận phúc lợi, trợ cấp dành cho người lao động vào thỏa ước lao động tập thể chính là các khoản trợ cấp đó có thể được xem là chi phí của công ty khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Ngoài ra, người sử dụng lao động còn có cơ hội thảo luận, đàm phán với người lao động để xác định và quy định nghĩa vụ của người lao động vào thỏa ước lao động tập thể.